PHƯƠNG PHÁP KANBAN LÀ GÌ? LỢI ÍCH VÀ CÁCH ÁP DỤNG MÔ HÌNH KANBAN TRONG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

Mã Sản Phẩm: : BV24_SEEACT
Tên Sản Phẩm: : PHƯƠNG PHÁP KANBAN LÀ GÌ? LỢI ÍCH VÀ CÁCH ÁP DỤNG MÔ HÌNH KANBAN TRONG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC
Danh Mục: : Kiến thức
Thương Hiệu: : Quản Lý Sản Xuất
Giá: : Liên Hệ

Kanban là một hệ thống trực quan để quản lý công việc qua một quy trình. Lợi ích của Kanban là trực quan hóa cả quy trình công việc và những công việc thực tế đi qua quy trình đó.

Chi Tiết Sản Phẩm

PHƯƠNG PHÁP KANBAN LÀ GÌ? LỢI ÍCH VÀ CÁCH ÁP DỤNG MÔ HÌNH KANBAN TRONG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC.

Trong mỗi doanh nghiệp để có thể vận hành và phát triển tốt đều cần có một hệ thống hay quy trình quản lý công việc khác nhau sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình. Hiện nay có một mô hình quản trị hay một phương pháp khá nổi tiếng và thành công được nhiều công ty áp dụng, đó chính là phương pháp Kanban.

PHƯƠNG PHÁP KANBAN LÀ GÌ?

Mô hình kanban là phương pháp nhằm tối đa hóa hiệu suất làm việc,được sử dụng từ năm 1958 do ông M.OHNO tại TOYOTA Motor Company nhằm cải tiến quá trình sản xuất. Phương pháp này được ngầm hiểu là “hệ thống kéo” trong chuỗi cung ứng.
Hệ thống kéo Kanban được ghép bởi từ “Kan” có nghĩa là thông tin và từ “ban” có nghĩa là bảng, tức là “Bảng thông tin”. Còn đúng thuật ngữ chuyên môn kinh tế phải là “Phương pháp quản lý công việc Kanban”. Mục đích chính của Kanban là giảm thiểu các hoạt động lãng phí mà không làm giảm năng suất, tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà không gây phát sinh chi phí.

phuong phap kanban la gi va loi ich cua kanban trong quan ly cong viec

Hình ảnh KANBAN tại nhà máy TOYOTA của Nhật.

Nói một cách đơn giản, nó là một bảng quản lý các quy trình làm việc của bạn. Một bảng Kanban cá nhân bao gồm 3 cột rõ ràng: To do (Cần làm), Doing (Đang làm) và Done (Đã làm).
- Đầu tiên bạn cần lập kế hoạch công việc trong ngày/tuần và đặt trên trạng thái To do.
- Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing và ghi thời gian lên trên từng công việc. Tránh để các công việc chồng chéo lên nhau sẽ gây mất tập trung và không biết nên làm gì ưu tiên.
- Khi làm xong việc gì thì chuyển sang cột Done, lưu ngày hoàn thành trên từng công việc để phục vụ công tác báo cáo và đánh giá về sau. Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân. Đó là một trong những lợi ích của trực quan hóa
Trong khi nguyên tắc Kanban được Taiichi Ohno giới thiệu trong ngành sản xuất, thì David Anderson là người đầu tiên áp dụng khái niệm này vào ngành Công nghệ thông tin, và sau đó cho ra đời cuốn sách năm 2010, là định nghĩa toàn diện nhất về Phương pháp Kanban cho công việc tri thức, là tiền đề để áp dụng KANBAN trong các ngành khác như phát triển phần mềm, CNTTCông nghệ thông tin, Nhân sự, Tuyển dụng, Tiếp thị và Bán hàng, Mua sắm… Hiện nay KANBAN được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp chứ ko chỉ riêng lĩnh vực sản xuất.

mo hinh kanban va loi ich cua kanban tỏng quan ly cong viec

LỢI ÍCH CỦA "HỆ THỐNG KÉO" KANBAN

Theo thống kê, bằng cách triển khai hệ thống kanban, doanh nghiệp có thể đạt được các kết quả:

Tăng 20% – 50% năng suất lao động. Công việc được xử lý bởi 1 người thay vì 2 người như trước đây.
Giảm 30% hàng tồn kho hoặc văn phòng phẩm tồn trữ gây lãng phí.
Cải thiện sự hài lòng trong công việc.

Nó có vẻ khó tin? Nhưng sự thật là như vậy!

Lợi ích của Nguyên tắc Kanban:

Trực quan hóa, minh bạch công việc đang được tiến hành;
Hiểu ngay lập tức các trở ngại chịu trách nhiệm cho sự chậm trễ và thực hiện các hành động để loại bỏ chúng;
Cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm;
Trao quyền cho nhóm để tự quản lý quy trình công việc và quy trình trực quan;
Cảm hứng hợp tác nhóm.
Xây dựng môi trường làm việc kỷ luật cao, liên kết khả năng làm việc của các nhân viên trong môi trường sản xuất
Góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp hiện đại, hiệu quả và kỷ luật cao.
Nâng cao hiệu suất làm việc và ý thức công nhân viên.

CÁC NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG MÔ HÌNH KANBAN VÀO TRONG CÔNG VIỆC

Mặc dù chấp nhận triết lý Kanban và bắt tay vào hành trình chuyển tiếp là bước quan trọng nhất, mọi tổ chức cần biết có 6 nguyên tắc thực tiễn cốt lõi được xác định bởi David Anderson cần phải có được để thành công.

he thong kanban la gi va loi ich cua kanban nhu the nao trong quan ly

Hình dung quy trình làm việc:

Để hình dung quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng có thẻ và cột. Mỗi cột trên bảng thể hiện một bước trong quy trình làm việc của bạn. Khi bạn bắt đầu việc X, bạn kéo nó từ cột “cần làm” và khi nó được hoàn thành, bạn di chuyển đến khu vực “hoàn thành”. Bằng cách này bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến trình và phát hiện các lỗi trong quy trình. Mỗi thẻ trước khi được kéo vào các cột khác nhau cần ghi rõ ngày tháng để phục vụ công tác đo lường và báo cáo.

Hạn chế số công việc đang “trong quy trình”:

Đặt số lượng thẻ tối đa cho các cột để đảm bảo rằng một thẻ chỉ được kéo vào 1 cột nào đó khi tổng số thẻ trong cột đó vẫn ở mức cho phép. Những ràng buộc như vậy sẽ nhanh chóng làm rõ các khu vực có vấn đề trong luồng công việc để giải quyết chúng, tránh ùn tắc công việc và thúc đẩy tiến độ.

Quản lý dòng chảy công việc:

Toàn bộ ý tưởng thực hiện một hệ thống Kanban là tạo ra một dòng chảy lành mạnh trơn tru. Bằng cách này, chúng ta có thể giảm thiểu thời gian chu kỳ trung bình cho sản xuất và tránh chi phí trì hoãn, nhưng theo một cách có thể đoán được.

Phổ biến chính sách quy trình rõ ràng với nhân viên:

Bạn không thể cải thiện điều gì đó mà bạn không hiểu. Đây là lí do tại sao quá trình nên được xác định rõ ràng, công bố và xã hội hóa. Mọi người sẽ không liên kết và tham gia vào một cái gì họ không tin hữu ích. Khi mọi người đều quen với mục tiêu chung, họ sẽ có thể làm việc và đưa ra quyết định liên quan đến một thay đổi sẽ đưa bạn đi theo hướng tích cực.

Vòng lặp phản hồi:

Để thay đổi tích cực xảy ra, thành công và tiếp tục, một điều nữa phải được thực hiện. Triết lý Lean ủng hộ rằng các cuộc họp thường xuyên là cần thiết để chuyển giao kiến thức. Đó là các cuộc họp hàng ngày để đồng bộ hóa nhóm. Họ được tổ chức trước bảng Kanban và mọi thành viên nói với những người khác những gì cô ấy đã làm ngày hôm trước và những gì sẽ làm ngày hôm nay. Ngoài ra còn có đánh giá cung cấp dịch vụ, đánh giá hoạt động và đánh giá rủi ro.

phuong phap - he thong - mo hinh kanban la loi ich, cach ap dung kanban trong doanh nghiep

Cải thiện cách hợp tác (sử dụng các mô hình và phương pháp khoa học):

Cách để đạt được sự cải tiến liên tục và thay đổi bền vững trong một tổ chức là thông qua tầm nhìn chung về một tương lai tốt hơn và các hiểu biết tập thể về các vấn đề phải khắc phục. Các nhóm có sự hiểu biết chung về các lý thuyết công việc, quy trình làm việc, quy trình và rủi ro có nhiều khả năng xây dựng sự hiểu biết chung về một vấn đề và đề xuất các bước để cải thiện, có thể được sự đồng thuận.

KẾT LUẬN :

Mô hình kanban giúp bạn đánh giá lại hiệu suất công việc sau mỗi cuối tuần hay cuối tháng dễ dàng để biết mình đã hoàn thành được bao nhiêu việc, trong đó có bao nhiêu việc ưu tiên, đúng tiến độ, bao nhiêu việc quá hạn… và so sánh với thời kỳ trước đó. Từ đây, bạn có thể đánh giá được cách thức làm việc công ty mình và có những cải thiện kịp thời. Không chỉ trong công việc, áp dụng nguyên tắc Kanban hợp lý sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, giúp cuộc sống bản thân giảm bớt sự mệt mỏi, stress.

Ngoài ra còn 2 phương pháp xuất phát từ Nhật Bản được nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng đó là phương pháp KAIZEN- cải tiến liên tục; phương pháp 5S. Hiểu rõ tầm quan trọng, lợi ích và tính ứng dụng cao mà các phương pháp này mang lại chắc chắn sẽ giúp bạn áp dụng nó tốt nhất, mang lại hiệu quả cao nhất trong việc vận hành và quản lý doanh nghiệp của mình.

Sản Phẩm Liên quan