Mã Sản Phẩm

: Quan ly kho 39

Tên Sản Phẩm

: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả: Chìa khóa kiểm soát tồn kho

Danh Mục

:

Thương Hiệu

:

Giá

: Liên Hệ

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho là một phần quan trọng trong thủ tục kiểm soát hàng tồn kho để lưu giữ hồ sơ tài chính chính xác, đặc biệt với công ty sản xuất và kinh doanh có số lượng hàng tồn kho lớn. Bài viết sau tìm hiểu về quy trình kiểm kê kho hiệu quả, nhấn mạnh những yếu tố cần lưu ý và giải pháp để tối ưu hóa quá trình này. 

1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, xác nhận số lượng, giá trị của hàng hoá trong kho của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Mục đích chính của quy trình kiểm soát hàng tồn kho là đảm bảo rằng số liệu về tồn kho được ghi chép chính xác và phản ánh đúng tình trạng thực tế của hàng hóa đang tồn tại trong kho.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho thường được thực hiện định kỳ, như cuối mỗi tháng, quý hoặc năm tài chính. Nó có thể được thực hiện theo nhiều phương pháp khác nhau, bao gồm kiểm kê toàn bộ tồn kho hoặc kiểm kê theo chu kỳ (chỉ một phần nhỏ của tồn kho được kiểm tra mỗi lần).

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho giúp doanh nghiệp:

• Xác định chênh lệch: Phát hiện và giảm thiểu sai sót trong số liệu tồn kho, như mất mát, hỏng hóc, hoặc các vấn đề khác. 
• Duy trì sự chính xác của công tác quản lý tồn kho
• Cải thiện quản lý tồn kho: Dựa vào kết quả kiểm kê, doanh nghiệp có thể xác định cách cải thiện quy trình quản lý tồn kho để giảm thiểu rủi ro và chi phí.

2. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả thủ công

Sau đây là những bước của quy trình kiểm kê kho, thủ tục kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả:

Bước 1: Xác định kế hoạch kiểm kê: Lên kế hoạch kiểm kê vào những thời điểm phù hợp như cuối mỗi tháng, mỗi quý hoặc năm tài chính. Chọn thời điểm không có nhiều hoạt động kho hàng. Sau đó bố trí đội ngũ kiểm kê và xác định nguồn lực cần thiết phục vụ cho công tác kiểm kê.

Bước 2: Phân công nhiệm vụ: Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong đội kiểm kê. Phân chia khu vực cần kiểm kê để đảm bảo hiệu quả cho công tác kiểm kê.

Bước 3: Cập nhật danh sách tồn kho: Trong quy trình kiểm kê kho, trước khi kiểm kê, cần kiểm tra và cập nhật danh sách toàn bộ tồn kho. Xác định các loại hàng hóa cần kiểm tra đặc biệt hoặc các vấn đề khác. Xem xét hàng tồn kho vài ngày trước ngày kiểm kê, nếu sản phẩm khó đếm (như không được đựng trong túi hoặc hộp), cần thông báo cho nhân viên kho để xử lý.

Bước 4: Chuẩn bị kiểm kê: Chuẩn bị các dụng cụ kiểm đếm cần thiết cho quy trình kiểm kê hàng tồn kho, như thẻ kho, bút, bảng điều khiển, máy tính. Dừng tất cả các hoạt động giao hàng từ kho, để riêng và không đếm hàng mới nhập.

Bước 5: Kiểm kê hàng tồn kho: Phân công nhân sự gồm 2 người, một người kiểm đếm và người còn lại ghi thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn vị đo lường lên thẻ đếm. Một thẻ đếm được dán vào hàng tồn kho và một bản sao được giữ lại

Bước 6: Đối chiếu thông tin: Đội ngũ kiểm kê trả lại thông tin cho nhân viên quản lý kho để xác nhận và đối chiếu. Nếu có bất kỳ sai sót hoặc khác biệt cần xác định nguyên nhân tiến hành điều chỉnh.

Bước 7: Tổ chức họp đánh giá, rút kinh nghiệm cho quy trình kiểm soát hàng tồn kho: Tổ chức họp với đội ngũ kiểm kê để đánh giá hiệu suất và rút ra kinh nghiệm để cải thiện quy trình trong tương lai.

3. Quy trình kiểm kê kho sử dụng phần mềm

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho này bằng phần mềm nhằm mục đích kiểm kê và so sánh số liệu hàng tồn kho thực tế với số liệu trên hệ thống quản lý kho, từ đó đưa ra biện pháp xử lý hiệu quả.

Bước 1: Lên kế hoạch kiểm kê trên hệ thống quản lý kho

Bước 2: Hoàn thành nhập dữ liệu trước khi kiểm kê. Gồm các hoạt động xuất kho, trả lại kho hoặc chuyển giữa các vị trí trong kho.

Bước 3: Kiểm kê hàng tồn kho ứng dụng công nghệ quét mã vạch, QR Code nhanh chóng, chính xác.

Bước 4: Sau khi kiểm kê xong, cần nhập dữ liệu từ thẻ đếm vào hệ thống quản lý kho, đảm bảo thông tin chính xác và khớp với dữ liệu thực tế.

Bước 5: Đóng lệnh kiểm kê, điều chỉnh lại số liệu, báo cáo và đưa ra biện pháp xử lý, rút kinh nghiệm.

Phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS của công ty TNHH DACO -  là một giải pháp hiệu quả và tiên phong trong việc quản lý và thực hiện quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Dưới đây là một số ứng dụng quan trọng của SEEACT-WMS trong quy trình kiểm kê hàng hóa:

• Tính năng tự động thao tác kiểm kê: Tự động hóa quá trình kiểm kê kho bằng cách sử dụng thao tác quét Barcode/QR Code, giúp giảm thiểu sai sót do con người và tăng độ chính xác trong quá trình kiểm kê. Từ đó giảm bớt thời gian và công sức, mang đến sự linh hoạt cao hơn trong quản lý tồn kho và giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc lỗi lạc.
• Quản lý thông tin hàng hóa: Phần mềm cung cấp một cơ sở dữ liệu chi tiết về hàng hóa trong kho, bao gồm thông tin như mã vạch, mô tả sản phẩm, số lượng, vị trí lưu trữ,....Giúp nhân sự kiểm kê dễ dàng xác định và kiểm tra thông tin cụ thể về từng mặt hàng.
• Định vị kho và hệ thống lưu trữ: Xác định vị trí chính xác của hàng hóa trong kho, giúp kiểm kê viên tiết kiệm thời gian và nỗ lực khi tìm kiếm sản phẩm cụ thể.
• Thống kê và báo cáo: SEEACT-WMS thu thập dữ liệu từ quá trình kiểm kê để tạo ra các báo cáo và thống kê. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình trạng tồn kho, xu hướng tiêu thụ, và có cái nhìn tổng thể về hiệu suất quản lý kho.

• Xem thêm: Khám phá chuyên nghiệp nhất hiện nay

4. Các phương pháp trong quy trình kiểm kê hàng hoá

4.1 Kiểm kê thường xuyên

Phương pháp kiểm kê thường xuyên theo ngày, tuần, tháng… là một phương pháp quản lý hàng tồn kho có thể giúp duy trì sự kiểm soát đều đặn và giảm rủi ro mất mát hoặc sai sót trong quá trình quản lý kho. Thường áp dụng thủ tục kiểm soát hàng tồn kho này đối với những sản phẩm có giá trị cao như điện máy, gia dụng…

4.2 Kiểm kê định kỳ

Thực hiện quy trình kiểm kê hàng hóa theo một chu kỳ cố định (ví dụ: mỗi tháng, mỗi quý). Phương pháp này giúp duy trì sự kiểm soát đều đặn và giảm rủi ro mất mát hoặc sai sót trong quá trình quản lý kho.

4.3 Kiểm kê theo phân loại hàng hoá ABC

Trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho, có thể phân loại hàng hóa thành các nhóm A, B, và C dựa trên giá trị tương ứng của chúng. Nhóm A (chiếm 20% về số lượng nhưng mang lại xấp xỉ 80% doanh thu), nhóm B (40% về số lượng, giá trị cao), nhóm C (chiếm 40% về số lượng nhưng có giá trị thấp). Tập trung kiểm kê thường xuyên, nhiều lần và cẩn thận hơn đối với nhóm A (có giá trị cao nhất), trong khi nhóm C (giá trị thấp) có thể kiểm kê ít hơn.

4.4 Kiểm kê bất ngờ

Thực hiện kiểm kê không báo trước để giảm khả năng gian lận và tăng cường tính minh bạch. Tuy nhiên vẫn cần đảm bảo sự chuẩn bị cho quy trình kiểm kê kho và hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

• Xem thêm: Cách hiệu quả, nhanh chóng, chính xác

5. Những lưu ý để quy trình kiểm kê hàng tồn kho đạt hiệu quả cao

• Đếm trước hàng tồn kho: Người quản lý có thể đưa ra yêu cầu đếm trước những sản phẩm được đóng gói kín trong hộp trước và ghi rõ số lượng ở ngoài, niêm phong cẩn thận. Việc làm này giúp việc kiểm kê dễ dàng và nhanh chóng hơn. 
• Đếm trước một phần nhỏ của hàng tồn kho: Đây là phương pháp hiệu quả để cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho khi kiểm kê thực tế.
• Đối với những doanh nghiệp có hàng hoá lưu kho bên ngoài, cần thông báo đếm hàng tồn kho cùng ngày với bộ phận kho và chuyển thông tin này cho quản lý kho.
• Nếu có thể, cần dừng mọi hoạt động trong quá trình kiểm kê kho.
• Chỉ phân công kiểm kê cho những người có kinh nghiệm, là nhân viên kho hàng. Đào tạo và quản lý nhóm kiểm kê, có thể phân công xoay vòng giữa các nhân viên để đảm bảo sự độc lập và khách quan trong quá trình kiểm kê.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho không chính xác, hiệu quả có thể dẫn đến báo cáo số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp không chính xác. Từ đó tổng số tài sản được báo cáo trong sổ sách của doanh nghiệp cũng như tổng doanh thu mà công ty báo cáo trên báo cáo tài chính cũng sẽ không chính xác. Vì vậy việc kiểm kê cần được tuân thủ theo đúng quy trình để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. Sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết được vấn đề nan giải này.

Xem thêm:

• : Chìa khoá cho kho hàng hiệu quả
• Tổng hợp mang lại hiệu suất tối đa