QMS là gì? Hệ thống quản lý chất lượng QMS bao gồm những gì?

Mã Sản Phẩm: : Quan ly chat luong 15
Tên Sản Phẩm: : QMS là gì? Hệ thống quản lý chất lượng QMS bao gồm những gì?
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

QMS là gì? Khám phá bí quyết để nâng cao chất lượng, tối ưu quy trình sản xuất và tạo lợi thế cạnh tranh với hệ thống quản lý chất lượng toàn diện.

Chi Tiết Sản Phẩm

Hệ thống QMS, hay còn gọi là Quality Management System, là một hệ thống được thiết kế để quản lý và kiểm soát các quy trình, hoạt động nhằm đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đáp ứng các yêu cầu chất lượng và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, đồng thời tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn ngành.

Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ QMS là gì, từ định nghĩa cơ bản đến ứng dụng thực tế trong ngành sản xuất. Đây chắc chắn là chiếc chìa khoá thành công mà bất cứ nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất nào cũng cần đến, để thành công và định vị thương hiệu trong lòng khách hàng.

1. QMS là gì? Hệ thống QMS bao gồm những gì?

Thực chất, QMS là gì? QMS, hay Hệ thống quản lý chất lượng, là một hệ thống tổng thể bao gồm nhiều yếu tố, quy trình, chính sách và tài liệu được thiết kế để đảm bảo rằng một tổ chức có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các yêu cầu chất lượng và mong đợi của khách hàng.

qms-la-gi-he-thong-qms-bao-gom-nhung-gi

Các thành phần của QMS là gì?

Chính sách chất lượng (Quality Policy) là tuyên bố của lãnh đạo cao nhất về cam kết chất lượng của tổ chức. Nó bao gồm các mục tiêu chất lượng, định hướng chiến lược và cam kết đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan. Chính sách chất lượng không chỉ định hướng cho toàn bộ tổ chức mà còn tạo động lực để duy trì và cải thiện chất lượng.
Mục tiêu chất lượng (Quality Objectives) là các mục tiêu cụ thể, đo lường được mà tổ chức đặt ra để cải thiện chất lượng. Ví dụ, giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi, tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng, hoặc rút ngắn thời gian giao hàng. Các mục tiêu này phải phù hợp với chính sách chất lượng và có thể đo lường được để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.
Quy trình và thủ tục (Processes and Procedures) là các bước và hướng dẫn cụ thể để thực hiện công việc một cách nhất quán. Ví dụ, quy trình sản xuất, quy trình kiểm tra chất lượng, hoặc quy trình xử lý khiếu nại khách hàng. Các quy trình này giúp đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát được các hoạt động trong tổ chức.
Tài liệu hóa (Documentation) là việc ghi chép và lưu trữ các thông tin liên quan đến chất lượng. Các tài liệu này có thể bao gồm sổ tay chất lượng, quy trình làm việc, biểu mẫu, và báo cáo kiểm tra. Tài liệu hóa cung cấp bằng chứng và hướng dẫn cho các hoạt động quản lý chất lượng, đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều có thể truy cập và tuân thủ các quy định. Đây là một phần không thể thiếu khi bạn tìm hiểu QMS là gì.
Đào tạo (Training) là các chương trình đào tạo để đảm bảo nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng thực hiện các quy trình chất lượng. Ví dụ, đào tạo về quy trình mới hoặc đào tạo về tiêu chuẩn ISO 9001. Đào tạo giúp nâng cao năng lực của nhân viên và đảm bảo tuân thủ các quy trình chất lượng.
Kiểm soát tài liệu (Document Control) là quy trình quản lý các tài liệu để đảm bảo chúng luôn cập nhật và chính xác. Quy trình này bao gồm việc phê duyệt, phân phối và cập nhật tài liệu. Kiểm soát tài liệu đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều sử dụng các tài liệu mới nhất và chính xác.
Đánh giá nội bộ (Internal Audits) là quy trình kiểm tra định kỳ để đảm bảo hệ thống QMS hoạt động hiệu quả và tuân thủ các tiêu chuẩn. Ví dụ, đánh giá quy trình sản xuất hoặc đánh giá hệ thống quản lý tài liệu. Đánh giá nội bộ giúp phát hiện và khắc phục các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Đây là một phần không thể thiếu khi tìm hiểu về QMS là gì.
Hành động khắc phục và phòng ngừa (Corrective and Preventive Actions - CAPA) là các biện pháp để khắc phục sự cố và ngăn ngừa tái diễn. Ví dụ, phân tích nguyên nhân gốc rễ của sự cố và thực hiện các biện pháp khắc phục và phòng ngừa. CAPA giúp cải thiện liên tục và ngăn ngừa các vấn đề tương tự trong tương lai.
Quản lý rủi ro (Risk Management) là quy trình xác định, đánh giá và kiểm soát các rủi ro có thể ảnh hưởng đến chất lượng. Ví dụ, đánh giá rủi ro trong quy trình sản xuất hoặc quy trình cung ứng. Quản lý rủi ro giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Cải tiến liên tục (Continuous Improvement) là quá trình liên tục tìm kiếm và thực hiện các cải tiến trong hệ thống QMS. Ví dụ, áp dụng các phương pháp như Kaizen, Lean, hoặc Six Sigma. Cải tiến liên tục giúp duy trì và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
Quản lý nhà cung cấp (Supplier Management) là quy trình đánh giá và quản lý các nhà cung cấp để đảm bảo họ đáp ứng các yêu cầu chất lượng. Ví dụ, đánh giá nhà cung cấp và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Quản lý nhà cung cấp đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu và dịch vụ cung cấp.
Theo dõi và đo lường (Monitoring and Measurement) là quy trình theo dõi và đo lường các chỉ số chất lượng để đảm bảo đạt được mục tiêu. Ví dụ, theo dõi tỷ lệ sản phẩm lỗi hoặc đo lường mức độ hài lòng của khách hàng. Theo dõi và đo lường cung cấp dữ liệu để đánh giá hiệu quả của hệ thống QMS.
Quản lý sự không phù hợp (Nonconformity Management) là quy trình xử lý các sản phẩm hoặc dịch vụ không đáp ứng yêu cầu chất lượng. Ví dụ, xác định nguyên nhân và thực hiện hành động khắc phục. Quản lý sự không phù hợp đảm bảo các sản phẩm/dịch vụ không đạt chuẩn không đến tay khách hàng.
Quản lý thông tin (Information Management) là quy trình thu thập, lưu trữ và phân tích thông tin liên quan đến chất lượng. Ví dụ, hệ thống quản lý dữ liệu và báo cáo chất lượng. Quản lý thông tin cung cấp thông tin chính xác và kịp thời để hỗ trợ quyết định.
Đánh giá của lãnh đạo (Management Review) là quy trình đánh giá định kỳ của lãnh đạo cao nhất về hiệu quả của hệ thống QMS. Ví dụ, xem xét các báo cáo chất lượng và đánh giá mục tiêu chất lượng. Đánh giá của lãnh đạo đảm bảo hệ thống QMS luôn phù hợp và hiệu quả.

Xem thêm: Hệ thống quản lý chất lượng là gì? 4 bước thiết lập và triển khai QMS

2. Sự khác biệt giữa QMS và các hệ thống quản lý khác

2.1 Sự khác biệt của EMS và QMS là gì?

Khi tìm hiểu về QMS là gì, nhiều người có thể nhầm lẫn với EMS (Environmental Management System) - Hệ thống quản lý môi trường. Trong khi QMS tập trung vào việc quản lý chất lượng sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, EMS lại hướng đến việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp để giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường.

Mặc dù mục tiêu khác nhau, cả QMS và EMS đều có vai trò quan trọng trong việc phát triển bền vững của doanh nghiệp và đôi khi có thể được tích hợp để tạo thành một hệ thống quản lý toàn diện.

2.2 Sự khác biệt của ISO và QMS là gì?

ISO (International Organization for Standardization) là Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, và ISO 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng. "ISO" là một "tiêu chuẩn", còn "QMS" là "hệ thống" mà doanh nghiệp xây dựng dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn. Nói cách khác, ISO 9001 là một khuôn khổ, trong khi QMS là cách mà doanh nghiệp cụ thể hóa và triển khai các yêu cầu của ISO 9001 vào thực tế hoạt động của mình.

Việc đạt chứng nhận ISO 9001 thể hiện sự tuân thủ của hệ thống QMS của doanh nghiệp với các tiêu chuẩn quốc tế.

Xem thêm:

3. Lý do doanh nghiệp cần QMS là gì?

Dưới đây là những lý do thuyết phục để doanh nghiệp triển khai và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng QMS.

ly-do-doanh-nghiep-can-qms-la-gi

3.1 Nâng cao chất lượng sản phẩm

Áp dụng QMS giúp các doanh nghiệp giảm đáng kể tỷ lệ lỗi sản phẩm. Theo một nghiên cứu của ASQ (American Society for Quality), các doanh nghiệp có hệ thống QMS hiệu quả có thể giảm tới 30% tỷ lệ sản phẩm lỗi, đồng thời tăng độ tin cậy và tuổi thọ sản phẩm, đáp ứng tốt hơn các tiêu chuẩn và yêu cầu khắt khe của thị trường. Từ đó không chỉ giúp tăng sự hài lòng của khách hàng mà còn giảm chi phí bảo hành, sửa chữa.

3.2 Tối ưu hoá quy trình sản xuất

Một hệ thống QMS được xây dựng và triển khai đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp giảm lãng phí, từ nguyên vật liệu đến thời gian và nhân công. Theo báo cáo của Deloitte, các doanh nghiệp áp dụng QMS có thể giảm tới 15% chi phí sản xuất và tăng năng suất lao động đáng kể. Việc chuẩn hóa quy trình cũng giúp rút ngắn thời gian sản xuất, từ đó tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực và tạo lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ.

3.3 Xây dựng uy tín thương hiệu bền vững và lòng tin nơi khách hàng

Khi tìm hiểu QMS là gì thì đây là hệ thống giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, từ đó cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng tốt hơn mong đợi của họ. Theo một khảo sát của PWC, 73% khách hàng sẵn sàng chi nhiều tiền hơn cho các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng tốt, và 80% khách hàng sẽ rời bỏ doanh nghiệp nếu gặp phải trải nghiệm tiêu cực.

Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc xây dựng một hệ thống QMS hiệu quả để giữ chân khách hàng và thu hút khách hàng mới.

Ngoài ra, theo một nghiên cứu của Harvard Business Review, các doanh nghiệp có uy tín thương hiệu mạnh thường có lợi nhuận cao hơn 20% so với các đối thủ cạnh tranh. QMS chính là nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển thương hiệu một cách bền vững.

3.4 Tuân thủ tiêu chuẩn và quy định ngành

Việc đạt được các chứng nhận chất lượng như ISO 9001 không chỉ là một lợi thế cạnh tranh mà còn là một minh chứng cho sự cam kết của doanh nghiệp đối với chất lượng và sự tuân thủ. Các doanh nghiệp có chứng nhận ISO 9001 có thể tăng 10% khả năng tiếp cận thị trường mới và thu hút thêm 15% khách hàng tiềm năng, theo số liệu từ ISO.

4. Phần mềm QMS - Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp sản xuất

4.1 Lý do doanh nghiệp sản xuất cần đến phần mềm QMS là gì?

Trong bối cảnh sản xuất ngày càng phức tạp và đòi hỏi tính chính xác cao, việc quản lý chất lượng bằng phương pháp thủ công trở nên khó khăn và kém hiệu quả. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp sản xuất hiện đại cần đến phần mềm QMS.

Khi tìm hiểu phần mềm QMS là gì thì đây không chỉ là một công cụ số hóa các quy trình quản lý chất lượng mà còn là một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa chi phí. Với phần mềm QMS, mọi thông tin về chất lượng sản phẩm, quy trình sản xuất, và các vấn đề phát sinh đều được ghi nhận, theo dõi và phân tích một cách có hệ thống, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.

4.2 Các tính năng cơ bản của một phần mềm QMS là gì?

Một phần mềm QMS toàn diện thường bao gồm các tính năng cơ bản sau: quản lý tài liệu và hồ sơ chất lượng, quản lý quy trình sản xuất, quản lý kiểm soát chất lượng, quản lý các vấn đề và sự cố, quản lý đánh giá nội bộ và cải tiến liên tục. Cụ thể, phần mềm cho phép doanh nghiệp số hóa và quản lý tập trung các tài liệu liên quan đến chất lượng, như chính sách, quy trình, hướng dẫn công việc.

Phần mềm cũng giúp chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình sản xuất, từ đó giảm thiểu sai sót và tăng tính nhất quán. Các tính năng kiểm soát chất lượng cho phép doanh nghiệp theo dõi chất lượng sản phẩm ở từng công đoạn, phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh. Ngoài ra, phần mềm QMS còn giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu quả hoạt động, từ đó đề xuất các biện pháp cải tiến phù hợp.

4.3 Vai trò của phần mềm QMS là gì trong việc hỗ trợ QMR?

Trong một doanh nghiệp sản xuất, QMR (Quality Management Representative) hay Đại diện Quản lý Chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai và duy trì hệ thống QMS. "QMR là gì?" - đó là người chịu trách nhiệm giám sát, đảm bảo hệ thống QMS được tuân thủ và hoạt động hiệu quả.

Phần mềm QMS đóng vai trò như một trợ thủ đắc lực cho QMR, giúp họ quản lý thông tin, theo dõi các hoạt động liên quan đến chất lượng, đánh giá hiệu quả của hệ thống và đề xuất các biện pháp cải tiến. Phần mềm cung cấp cho QMR một cái nhìn tổng quan về tình hình chất lượng của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.

4.4 SEEACT-QMS - Giải pháp toàn diện trong quản lý chất lượng

Có thể thấy rõ sự cần thiết của một hệ thống quản lý sản xuất tích hợp QMS. Và SEEACT-QMS - module quản lý chất lượng trong hệ thống SEEACT-MES chính là một giải pháp toàn diện, mạnh mẽ và hiệu quả khi bạn tìm hiểu về QMS là gì.

Phần mềm quản lý sản xuất SEEACT-MES của DACO không chỉ giúp nhà máy bao bì Tân Long số hóa các quy trình sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, theo dõi chất lượng sản phẩm mà còn cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu, giúp họ cải tiến liên tục.

Cụ thể, hệ thống QR code, IoT và giao diện người dùng (UI) của SEEACT-MES giúp Tân Long chuyển đổi các sự kiện trên sàn sản xuất thành dữ liệu số, từ đó dễ dàng theo dõi và phân tích.

Các tính năng như theo dõi sản xuất, chất lượng, thiết bị và nhập/xuất nguyên vật liệu theo thời gian thực đều là những công cụ quan trọng để quản lý chất lượng một cách hiệu quả. Việc hỗ trợ Tân Long đạt được Level 2.8 của Smart Factory và hướng đến Level 3.0 cho thấy sự hiệu quả của phần mềm SEEACT-MES trong việc hỗ trợ triển khai QMS.

Nếu bạn có bất cứ băn khoăn nào về SEEACT-MES hay module QMS là gì, đừng ngần ngại liên hệ đến DACO - Đơn vị cung cấp hệ thống quản trị sản xuất theo hotline: 0904.675.995.

Tóm lại, khi tìm hiểu QMS là gì thì QMS là một hệ thống quản lý chất lượng, là một chiến lược toàn diện giúp doanh nghiệp sản xuất vượt qua những thách thức, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững. Từ việc cải thiện chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa quy trình sản xuất, cho đến việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế, QMS đóng vai trò then chốt trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của các phần mềm QMS hiện đại như SEEACT-QMS cho nhà máy, doanh nghiệp có thể quản lý chất lượng một cách hiệu quả, đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và không ngừng cải tiến để đạt được những thành công vượt bậc.

Xem thêm:

Sản Phẩm Liên quan