Nắm vững quy trình xuất nhập kho vật tư chi tiết và ứng dụng công nghệ

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho thong minh 17
Tên Sản Phẩm: : Nắm vững quy trình xuất nhập kho vật tư chi tiết và ứng dụng công nghệ
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Có một quy trình xuất nhập kho vật tư hiệu quả là điều kiện tất yếu để doanh nghiệp xây dựng hệ thống kho hàng chuyên nghiệp, mang lại năng suất và lợi nhuận cao.

Chi Tiết Sản Phẩm

Bạn có biết rằng, một quy trình xuất nhập kho vật tư được quản lý tốt có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm đến 30% chi phí. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xuất nhập hàng hoá vật tư, từ khâu lập kế hoạch, nhập kho đến xuất kho và những giải pháp tối ưu nhất để bạn áp dụng vào thực tế doanh nghiệp.

khai-niem-va-tam-quan-trong

1. Khái niệm và tầm quan trọng

Vật tư trong sản xuất là tất cả các nguyên liệu, vật liệu, linh kiện, phụ tùng... cần thiết để tạo ra sản phẩm. Xuất kho là quá trình đưa vật tư ra khỏi kho để phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc các mục đích khác. Ngược lại, Nhập kho là quá trình tiếp nhận vật tư mới vào kho.

Quản lý hiệu quả quy trình xuất nhập kho vật tư đóng vai trò then chốt trong hoạt động sản xuất. Nó không chỉ đảm bảo nguồn cung ứng vật tư liên tục, đáp ứng nhu cầu sản xuất, mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí tồn kho, kiểm soát chất lượng, giảm thiểu thất thoát và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Một quy trình xuất nhập kho chặt chẽ, khoa học là nền tảng để doanh nghiệp sản xuất vận hành trơn tru và đạt được lợi nhuận tối đa.

Sơ đồ quy trình xuất nhập kho chung:

2. Quy trình nhập kho vật tư

Quy trình nhập kho vật tư là một chuỗi các bước liên tiếp, đảm bảo vật tư được đưa vào kho một cách chính xác, an toàn và có thể truy xuất dễ dàng. Dưới đây là các bước chi tiết trong quy trình nhập kho:

Bước 1: Chuẩn bị nhận hàng

Trước khi vật tư được giao đến, kho cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình nhập hàng diễn ra suôn sẻ. Các công việc cần thực hiện bao gồm:

Đảm bảo không gian: Kiểm tra và sắp xếp kho để có đủ không gian chứa vật tư mới.
Chuẩn bị công cụ, phương tiện: Sẵn sàng các công cụ hỗ trợ như xe nâng, xe đẩy, pallet, băng keo, kéo cắt...
Phân công nhân sự: Phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng nhân viên tham gia vào quá trình nhập kho.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra vật tư

Khi vật tư được giao đến, cần tiến hành kiểm tra và đối chiếu cẩn thận để đảm bảo tính chính xác:

Đối chiếu chứng từ: Xác nhận thông tin trên phiếu giao hàng, đơn đặt hàng và các chứng từ liên quan. Nếu phát hiện sai sót, cần báo ngay cho bộ phận mua hàng hoặc nhà cung cấp để có biện pháp xử lý kịp thời.
Dỡ hàng: Sau khi xác nhận thông tin trên chứng từ là chính xác, tiến hành dỡ hàng một cách cẩn thận và đúng quy cách.
Kiểm tra số lượng, chất lượng: Phân loại vật tư và tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của vật tư nhập. Nếu phát hiện vật tư không đạt yêu cầu, cần ghi chú lại và thông báo cho các bộ phận liên quan.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Sau khi kiểm tra và xác nhận vật tư đạt yêu cầu, cần tiến hành lập phiếu nhập kho. Ở bước này, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa quy trình thủ công hoặc ứng dụng công nghệ:

Sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS) và mã vạch/QR code:

Dán nhãn: Tiến hành dán nhãn mã vạch (barcode) hoặc mã QR code lên từng đơn vị vật tư nhập kho. Mã vạch hoặc QR code này sẽ chứa các thông tin quan trọng như tên vật tư, mã vật tư, số lượng, lô sản xuất, hạn sử dụng...
Cập nhật thông tin: Sử dụng thiết bị quét mã (scanner) để quét mã vạch/QR code, cập nhật thông tin vật tư lên phần mềm quản lý kho.
Lập phiếu nhập kho tự động: Phần mềm sẽ tự động tạo phiếu nhập kho dựa trên thông tin đã được quét, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Cập nhật tồn kho: Phần mềm tự động cập nhật số lượng tồn kho trên hệ thống, giúp việc quản lý và theo dõi hàng tồn kho trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Lập phiếu nhập kho thủ công:

Nếu doanh nghiệp không sử dụng phần mềm, cần nhập đầy đủ các thông tin vào phiếu nhập kho (tên vật tư, mã vật tư, số lượng, đơn vị tính, ngày nhập kho...).

Lưu trữ cẩn thận các chứng từ nhập kho liên quan.

Bước 4: Nhập kho và lưu trữ

Sau khi hoàn tất các thủ tục nhập kho, vật tư cần được đưa vào khu vực lưu trữ một cách khoa học:

Vận chuyển: Đưa vật tư đến khu vực lưu trữ đã được xác định trước.
Sắp xếp: Sắp xếp vật tư đúng vị trí, đảm bảo các điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm...) phù hợp với từng loại vật tư.
Dán nhãn: Dán nhãn rõ ràng cho từng vị trí lưu trữ để dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng khi cần.
Dọn dẹp: Dọn dẹp khu vực nhận hàng sau khi đã hoàn tất quá trình nhập kho.

Sơ đồ quy trình nhập kho:

3. Quy trình xuất kho vật tư

Quy trình xuất nhập kho vật tư trong đó quy trình xuất kho là một chuỗi các bước được thực hiện để đảm bảo vật tư được xuất ra khỏi kho một cách chính xác, đúng mục đích và có thể kiểm soát được. Dưới đây là các bước chi tiết trong quy trình xuất kho:

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất kho

Bắt đầu quy trình, bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư (ví dụ: bộ phận sản xuất, bán hàng,...) sẽ gửi yêu cầu xuất kho đến thủ kho và bộ phận quản lý. Yêu cầu xuất kho cần bao gồm các thông tin chi tiết sau:

Loại vật tư: Tên hoặc mã vật tư cần xuất.
Số lượng: Số lượng cụ thể của từng loại vật tư.
Chất lượng: Các yêu cầu về chất lượng (nếu có).
Thời gian: Thời gian dự kiến cần nhận vật tư.
Mục đích xuất kho: Mục đích sử dụng vật tư (ví dụ: phục vụ sản xuất, bán hàng...).

Bước 2: Phê duyệt/từ chối yêu cầu xuất kho

Bộ phận quản lý sẽ xem xét yêu cầu xuất kho dựa trên tình hình kinh doanh, kế hoạch sản xuất, và các yếu tố liên quan khác. Bộ phận này có thể:

Phê duyệt: Nếu yêu cầu hợp lý và phù hợp với kế hoạch, bộ phận quản lý sẽ phê duyệt yêu cầu xuất kho.
Từ chối: Nếu yêu cầu không phù hợp (ví dụ: vật tư không đủ, không đúng kế hoạch), bộ phận quản lý sẽ từ chối và thông báo lại cho bộ phận yêu cầu.
Thông báo: Sau khi có quyết định, thông tin sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán và các bộ phận liên quan để tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 3: Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi yêu cầu xuất kho được phê duyệt, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho thực tế để đảm bảo đủ số lượng vật tư theo yêu cầu. Nếu:

Đủ hàng: Thủ kho sẽ chuyển sang bước tiếp theo.
Không đủ hàng: Thủ kho sẽ thông báo ngay cho bộ phận mua hàng và nhà cung cấp để đặt hàng bổ sung. Trong trường hợp thiếu hàng, cần có phương án xử lý cụ thể để không làm ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho

Khi hàng hóa đã sẵn sàng theo yêu cầu, thủ kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho cần có đầy đủ các thông tin sau:

Thông tin về người yêu cầu, người nhận hàng.
Danh sách vật tư, số lượng, đơn vị tính.
Ngày, giờ xuất kho.
Chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

Bước 5: Chuẩn bị và tiến hành xuất kho

Ở bước này, việc ứng dụng công nghệ sẽ giúp quy trình xuất kho diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn:

* Tìm kiếm vật tư: Thủ kho sử dụng hệ thống quản lý kho theo vị trí để nhanh chóng tìm đúng vật tư cần xuất theo thông tin trên phiếu xuất kho.

* Lấy hàng: Dựa trên vị trí lưu trữ trên hệ thống (có thể dựa vào mã vạch trên khu vực lưu trữ), thủ kho sẽ lấy vật tư ra khỏi kho.

* Kiểm tra đối chiếu: Kiểm tra lại số lượng và loại vật tư, đối chiếu với phiếu xuất kho trước khi đóng gói.

* Đóng gói: Đóng gói vật tư cẩn thận, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

* Bàn giao: Bàn giao vật tư cho bộ phận hoặc người nhận hàng. Hai bên cùng kiểm tra lại vật tư và ký xác nhận trên phiếu xuất kho.

Bước 6: Cập nhật và hoàn tất xuất kho

Sau khi hoàn tất việc xuất kho và bàn giao vật tư, các thông tin cần được cập nhật vào hệ thống quản lý:

Cập nhật lên hệ thống quản lý kho (nếu có): Sử dụng thiết bị quét mã vạch/QR code để cập nhật thông tin xuất kho lên phần mềm quản lý kho, đồng thời tự động điều chỉnh số lượng tồn kho.
Cập nhật sổ sách: Nếu không có phần mềm, cần ghi chép thông tin xuất kho vào sổ sách một cách đầy đủ và chính xác.
Lưu trữ: Lưu trữ phiếu xuất kho và các giấy tờ liên quan một cách cẩn thận để phục vụ cho công tác quản lý, đối chiếu và báo cáo sau này.

Sơ đồ quy trình xuất kho vật tư:

Xem thêm: Download 5 mẫu biên bản bàn giao cho kho vật tư theo tiêu chuẩn

4. Các vấn đề thường gặp trong quy trình xuất nhập kho vật tư và giải pháp

4.1 Sai sót trong quá trình nhập kho

Trong quy trình xuất nhập kho vật tư, các doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với nhiều vấn đề phát sinh, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất và chi phí hoạt động. Một trong những vấn đề phổ biến nhất là sai sót trong quá trình nhập kho, ví dụ như nhập sai vật tư, nhập sai số lượng hoặc không kiểm tra chất lượng hàng hóa đầu vào. Theo thống kê, các lỗi này có thể chiếm tới 15-20% tổng số giao dịch nhập kho, gây ra sự lãng phí thời gian, chi phí và ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.

4.2 Sai sót trong quá trình xuất kho

Tương tự, trong quá trình xuất kho, các sai sót như xuất nhầm vật tư, xuất thiếu hoặc xuất thừa số lượng cũng thường xuyên xảy ra. Các lỗi này không chỉ gây khó khăn cho quá trình sản xuất mà còn dẫn đến tình trạng thất thoát vật tư, làm tăng chi phí cho doanh nghiệp. Nghiên cứu gần đây cho thấy, khoảng 10-15% các giao dịch xuất kho thường gặp phải các vấn đề liên quan đến sự không chính xác, làm giảm hiệu quả hoạt động của kho.

4.3 Quản lý tồn kho không hiệu quả

Ngoài các sai sót trong nhập xuất, vấn đề quản lý tồn kho không hiệu quả cũng là một thách thức lớn. Việc không theo dõi sát sao lượng tồn kho có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt vật tư khi cần thiết hoặc tồn kho quá nhiều, gây lãng phí chi phí lưu trữ và bảo quản. Các doanh nghiệp không có hệ thống quản lý kho hiệu quả thường phải đối mặt với tình trạng tồn kho vượt quá mức cho phép từ 20-30%, gây ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Để giải quyết những vấn đề trên, các doanh nghiệp cần có những giải pháp toàn diện và hiệu quả.

Trước hết, cần thiết lập một quy trình xuất nhập kho vật tư rõ ràng và chi tiết, bao gồm các bước kiểm tra, đối chiếu cẩn thận. Đồng thời, cần đào tạo nhân viên về quy trình và tầm quan trọng của việc tuân thủ quy trình.

Thứ hai, cần ứng dụng công nghệ vào quản lý kho, đặc biệt là các phần mềm quản lý kho (WMS) có khả năng tự động hóa các quy trình và giảm thiểu sai sót. Việc sử dụng mã vạch hoặc QR code cũng giúp cho việc theo dõi và truy xuất thông tin vật tư trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

Cuối cùng, cần thực hiện kiểm kê kho định kỳ để phát hiện sớm các vấn đề và có biện pháp khắc phục kịp thời.

he-thong-quan-ly-kho-thong-minh-theo-vi-tri-ung-dung-cong-nghe-barcode-qr-code

Hệ thống quản lý kho thông minh theo vị trí ứng dụng công nghệ Barcode, QR code

Quản lý quy trình xuất nhập kho vật tư hiệu quả là yếu tố then chốt, quyết định đến sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Một quy trình được thiết kế khoa học, thực hiện nghiêm túc không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung ứng vật tư liên tục, đáp ứng nhu cầu sản xuất, mà còn giúp giảm thiểu chi phí, thất thoát và nâng cao năng lực cạnh tranh. Để được tư vấn và nhận demo miễn phí hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS, bạn hãy liên hệ đến DACO - hotline 0904.675.995.

Xem thêm:

Sản Phẩm Liên quan