Quản lý kho hiệu quả với phần mềm quản lý kho theo vị trí

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 106
Tên Sản Phẩm: : Quản lý kho hiệu quả với phần mềm quản lý kho theo vị trí
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Với phần mềm quản lý kho theo vị trí, doanh nghiệp bạn sẽ kiểm soát hoàn toàn hàng hóa, tối ưu quy trình xuất nhập kho, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí hiệu quả.

Chi Tiết Sản Phẩm

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường hiện nay, việc tối ưu hóa hoạt động sản xuất là yếu tố sống còn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Một trong những bộ phận quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động chính là quản lý kho.

Giải pháp cho bài toán nan giải quản lý vị trí trong kho chính là ứng dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí. Đây là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ vị trí của từng mặt hàng, tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nhân lực.

Bài viết này sẽ đi sâu phân tích những khó khăn trong quản lý kho hàng truyền thống, làm rõ lợi ích vượt trội của phần mềm quản lý kho dựa theo vị trí, đồng thời cung cấp những tiêu chí quan trọng giúp các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất, góp phần tối ưu hóa hoạt động sản xuất và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

1. Thực trạng quản lý kho hàng truyền thống và những hạn chế

Phương pháp quản lý kho hàng truyền thống, dựa chủ yếu vào sổ sách, ghi chép thủ công hoặc sử dụng các bảng tính Excel, vẫn còn phổ biến ở nhiều doanh nghiệp sản xuất.

Quy trình thường bao gồm việc ghi chép thông tin nhập xuất kho, số lượng, vị trí hàng hóa một cách thủ công. Nhân viên kho phải mất nhiều thời gian để kiểm kê nhưng kết quả vẫn không chính xác, mất thời gian tìm kiếm hàng hóa theo yêu cầu.

Mỗi khi cần xuất hàng, nhân viên phải dựa vào kinh nghiệm hoặc tìm kiếm thủ công trong kho, dẫn đến việc mất nhiều thời gian và công sức. Tương tự, việc nhập kho cũng đòi hỏi ghi chép tỉ mỉ, kiểm tra số lượng, sắp xếp vị trí lưu trữ. Cuối cùng, việc tổng hợp số liệu, báo cáo tồn kho cũng được thực hiện thủ công, tiềm ẩn nhiều sai sót.

thuc-trang-quan-ly-kho-truyen-thong-va-nhung-han-che

Cụ thể, phương pháp quản lý kho truyền thống này bộc lộ nhiều hạn chế, gây khó khăn cho hoạt động của doanh nghiệp:

Tốn thời gian và nhân lực: Việc ghi chép, kiểm kê, tìm kiếm hàng hóa thủ công tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên kho. Điều này làm giảm năng suất lao động, tăng chi phí vận hành.
Dễ xảy ra sai sót: Việc ghi chép thủ công dễ dẫn đến nhầm lẫn, sai sót trong số liệu, đặc biệt là khi khối lượng công việc lớn. Những sai sót này có thể gây hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, kinh doanh.
Khó kiểm soát hàng tồn kho: Việc cập nhật thông tin tồn kho chậm, thiếu chính xác khiến doanh nghiệp khó kiểm soát được lượng hàng tồn, dễ dẫn đến tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu, ảnh hưởng lớn đến tình hình sản xuất và lợi nhuận.
Khó khăn trong việc báo cáo, thống kê: Việc tổng hợp số liệu thủ công mất nhiều thời gian, khó khăn trong việc phân tích, đánh giá tình hình kho hàng, từ đó ảnh hưởng đến việc ra quyết định của ban lãnh đạo.
Thiếu linh hoạt và khả năng mở rộng: Khi quy mô sản xuất mở rộng, việc quản lý kho theo phương pháp truyền thống càng trở nên phức tạp, khó kiểm soát.

Những khó khăn, bất cập này đặt ra nhu cầu cấp thiết cần có một phần mềm quản lý kho thông minh để quản lý kho hàng hiệu quả hơn.

2. Lợi ích của phần mềm quản lý kho theo vị trí

Triển khai và sử dụng phần mềm quản lý kho dựa theo vị trí giúp doanh nghiệp thu được nhiều lợi ích lớn, cụ thể như:

Tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho: Phần mềm tự động hóa quy trình xuất nhập kho, từ việc tạo phiếu, quét mã vạch gắn trên từng sản phẩm, sau đó sẽ cập nhật số lượng và vị trí của hàng hoá trên phần mềm dựa theo mã Barcode, QR Code. Phần mềm có tính năng đề xuất, gợi ý vị trí nhập. Quá trình nhập xuất vì vậy diễn ra nhanh chóng, chính xác, cần ít nhân công.
Quản lý vị trí hàng hoá chính xác: Trước khi nhập kho, phần mềm quản lý đã định danh và xác định vị trí của hàng hoá chính xác đến từng khu vực, kệ, ngăn, ô chứa chi tiết. Vì vậy, nhân viên kho khi nhập hàng chỉ cần sắp xếp đúng vào vị trí đã định danh sẵn. Khi tìm kiếm hàng hoá, nhân viên kho chỉ cần nhìn vào hệ thống phần mềm và đi đến đúng nơi chứa hàng hoá, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, đặc biệt là đối với kho hàng có quy mô lớn và đa dạng.

nguyen-ly-cua-phan-mem-quan-ly-kho-theo-vi-tri

Mô hình quản lý vị trí hàng hóa theo kho, khu, rack, tầng, ô chi tiết

Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả: Phần mềm cung cấp thông tin hàng hoá theo thời gian thực và vị trí của từng mặt hàng trên kho hàng, cụ thể số lượng tồn kho của từng loại hàng hoá, cảnh báo tồn kho tối thiểu, tối đa, hạn sử dụng. Từ đó tránh được dư thừa hàng tồn kho quá mức, giảm lãng phí và đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho sản xuất.
Quản lý hàng tồn kho theo FIFO, FEFO: Bằng cách quản lý hàng hóa qua mã barcode, QR code - tích hợp thông tin chi tiết của hàng hoá, doanh nghiệp dễ dàng nắm được thông tin về ngày nhập, ngày xuất, hạn sử dụng của từng mặt hàng, vì vậy dễ dàng thực hiện các phương pháp nhập xuất kho hiệu quả như FIFO, FEFO.
Giảm thiểu sai sót, thất thoát: Việc tự động hóa quy trình nhập xuất, quản lý hàng hoá theo vị trí chính xác cũng giúp giảm thiểu sai sót, thất thoát hàng hóa do nhầm lẫn, ghi chép sai hay gian lận, trộm cắp.
Tự động hoá báo cáo, thống kê: Phần mềm quản lý kho thông minh tự động tạo báo cáo, thống kê về tình hình kho hàng theo thời gian thực dựa theo nhiều tiêu chí, giúp cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời cho việc phân tích, đánh giá và đưa ra quyết định của ban lãnh đạo.
Nâng cao năng suất lao động: Việc tự động hoá các quy trình nhập, xuất, kiểm kê, quản lý… giúp giảm tải công việc cho nhân viên kho, giảm tải nhân viên hay cho phép họ tập trung vào những công việc quan trọng hơn.
Cải thiện dịch vụ khách hàng: Sau cùng, việc quản lý hiệu quả đáp ứng nhanh chóng, chính xác các đơn hàng của khách hàng, nâng cao sự hài lòng và gia tăng uy tín của doanh nghiệp.

Những lợi ích này cho thầy việc đầu tư vào phần mềm quản lý kho theo vị trí là quyết định chiến lược đúng đắn, mang lại nhiều lợi ích về lâu dài cho doanh nghiệp sản xuất.

3. Các tính năng cần có của phần mềm quản lý kho theo vị trí

Việc xem xét kỹ lưỡng các tính năng của phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất, đáp ứng nhu cầu quản lý và tối ưu hoạt động kho hàng của mình. Để đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý kho, một phần mềm WMS cần được trang bị những tính năng thiết yếu sau:

Quản lý vị trí: Đây là tính năng cốt lõi mà phần mềm cần có. Cho phép người dùng quản lý kho chi tiết, từ khu vực, kệ, ngăn đến từng ô chứa hàng. Tính năng này cần linh hoạt, tùy chỉnh theo đặc thù của từng loại kho và doanh nghiệp.
Quản lý nhập, xuất kho: Phần mềm cần hỗ trợ từ việc tạo phiếu nhập, xuất, quét mã vạch, cập nhật nhật số lượng, xác định vị trí lưu trữ. Cần cho phép theo dõi lịch sử nhập xuất từng mặt hàng.
Quản lý tồn kho: Tính năng này giúp theo dõi lượng tồn kho theo thời gian thực (real-time), cảnh báo tồn kho tối thiểu, tối đa, hạn sử dụng.

hinh-anh-phan-mem-quan-ly-kho-theo-vi-tri-kho-thanh-pham

Quản lý kho nguyên vật liệu theo real-time - Ảnh hệ thống SEEACT-WMS

Báo cáo, thống kê: Báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo tồn kho theo vị trí, báo cáo hàng tồn kho chậm luân chuyển, báo cáo hàng sắp hết hạn sử dụng,.. Trình bày trực quan, dễ hiểu.
Tích hợp với các hệ thống khác: Phần mềm quản lý kho thông minh cần tích hợp được với các hệ thống như ERP, bán hàng (CRM), kế toán để tạo luồng dữ liệu đồng bộ và xuyên suốt
Phân quyền người dùng: Tính năng này chỉ cho phép người dùng được uỷ quyền truy cập vào các thông tin và chức năng nhất định.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Cần hỗ trợ truy cập từ nhiều nền tảng như máy tính, điện thoại, máy tính bảng, hỗ trợ mọi lúc mọi nơi.

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho

Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng cần cân nhắc:

Quy mô và loại hình doanh nghiệp: Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp chọn phần mềm có tính năng phù hợp. Doanh nghiệp nhỏ cần phần mềm đơn giản, dễ sử dụng trong khi doanh nghiệp lớn cần hệ thống phần mềm mạnh mẽ và tích hợp nhiều hệ thống khác. Loại hình sản xuất, kinh doanh khác nhau cũng cần đến phần mềm khác biệt.
Ngân sách đầu tư: Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa tính năng và chi phí để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với ngân sách
Tính năng của phần mềm: Cần xem xét và đảm bảo phần mềm đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản lý kho của doanh nghiệp. Cần ưu tiên các tính năng cốt lõi như quản lý vị trí, nhập xuất kho, tồn kho, báo cáo, khả năng tích hợp với hệ thống khác…
Uy tín nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý kho theo vị trí là rất quan trọng. Nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo chất lượng phần mềm, dịch vụ hỗ trợ tốt giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng.
Khả năng hỗ trợ, bảo trì: Cần tìm hiểu rõ về chính sách hỗ trợ và bảo trì của nhà cung cấp
Tính bảo mật: Dữ liệu là thông tin quan trọng của doanh nghiệp, vì vậy cần đảm bảo phần mềm có tính bảo mật.
Khả năng mở rộng của phần mềm: Lựa chọn phần mềm có khả năng mở rộng, để có thể đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai, tránh việc phải thay đổi phần mềm khi quy mô doanh nghiệp mở rộng gây tốn kém chi phí và thời gian
Demo và thử nghiệm: Trước khi quyết định đầu tư, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp demo và cho phép thử nghiệm phần mềm để đánh giá thực tế hiệu quả của phần mềm.

5. SEEACT-WMS - Giải pháp tối ưu cho quản lý kho thông minh

SEEACT-WMS là phần mềm quản lý kho đáp ứng nhu cầu quản lý kho hàng phức tạp của các doanh nghiệp sản xuất, giúp nhiều doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình vận hành, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. SEEACT-WMS được cung cấp bởi DACO - Nhà cung cấp giải pháp quản trị sản xuất hàng đầu với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành sản xuất, tự động hoá.

he-thong-quan-ly-va-dieu-hanh-san-xuat-seeact-mes

Những tính năng nổi bật của phần mềm:

Quản lý kho hàng ứng dụng Barcode, QR Code: Nhập, xuất, kiểm kê, lưu chuyển hàng hóa nhanh chóng, chính xác chỉ với thao tác quét mã. Quản lý vị trí kho theo layout trực quan, dễ dàng theo dõi
Quản lý thông tin hàng hóa theo lô, date: Theo dõi chi tiết thông tin hàng hoá như mã sản phẩm, tên, đơn vị tính, giá, nguồn gốc, số lô, serial, hạn sử dụng
Quản lý tồn kho: Theo dõi số lượng tồn kho theo real-time, phân tích vòng quay tồn kho, hiển thị trực quan năng lực kho, cảnh báo mức tồn kho tối thiểu, tối đa.
Quản lý chất lượng hàng hoá: Kiểm tra chất lượng trước nhập, trong quá trình lưu kho, xuất kho, điều chuyển. Theo dõi lịch sử chất lượng hàng hóa đảm bảo sản phẩm đầu ra.
Quản lý đơn hàng và vận chuyển
SEEACT-WMS tích hợp công nghệ IoT và kết nối với hệ thống ERP hay hệ thống tự động hóa khác trong doanh nghiệp, tạo nên một hệ thống quản lý đồng bộ và hiệu quả.

Hiệu quả của SEEACT-WMS đã được chứng minh qua việc triển khai thành công tại nhiều doanh nghiệp sản xuất hàng đầu.

Công ty Bao bì Châu Thái Sơn: Giảm 30% thời gian xử lý đơn hàng, giảm 20% chi phí quản lý kho, kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho, đảm bảo hiện trường kho thành phẩm, kiểm soát số lượng, vị trí thành phẩm, tránh nhầm lẫn.
Công ty Bao bì Tân Long: Giảm tồn kho theo thời gian thực, giảm thời gian xử lý hành chính từ 8 giờ xuống còn 0.5 giờ, cải thiện tình trạng tắc nghẽn vận chuyển (giảm 90% thời gian), tăng độ chính xác tồn kho.

Việc tối ưu hóa hoạt động kho hàng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp sản xuất nâng cao hiệu quả và lợi nhuận. Ứng dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí, đặc biệt là giải pháp toàn diện và mạnh mẽ như SEEACT-WMS giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng chảy hàng hóa, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Với những tính năng vượt trội, khả năng tích hợp linh hoạt và lợi ích thiết thực đã được chứng minh qua nhiều dự án triển khai thành công, SEEACT-WMS là một lựa chọn đáng tin cậy cho các doanh nghiệp sản xuất mong muốn nâng tầm quản lý kho hàng. hãy liên hệ với DACO ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm demo miễn phí theo hotline: 0936.064.289 (Mr.Vũ).

Xem thêm: