Báo cáo tồn kho là gì? Các mẫu báo cáo hàng tồn kho phổ biến hiện nay

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 23
Tên Sản Phẩm: : Báo cáo tồn kho là gì? Các mẫu báo cáo hàng tồn kho phổ biến hiện nay
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Báo cáo tồn kho là gì, tại sao báo cáo hàng tồn kho lại quan trọng? Sau đây là những mẫu báo cáo và ứng dụng xuất báo cáo từ hệ thống quản lý nhanh, chính xác.

Chi Tiết Sản Phẩm

Để điều hành thành công một doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất hay thương mại điện tử, việc phân tích các hoạt động kinh doanh là vô cùng quan trọng. Một trong số đó là phân tích các báo cáo tồn kho. Sử dụng báo cáo giúp doanh nghiệp dự đoán được những mặt hàng cần nhập thêm hay giảm bớt để đưa ra những chiến lược hiệu quả, kịp thời. Hãy cùng DACO tìm hiểu về chủ đề này trong bài viết sau.

1. Báo cáo tồn kho là gì?

Báo cáo tồn kho là báo cáo điện tử hoặc bằng giấy ghi nhận và thông báo về lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Báo cáo này thường được chuẩn bị hàng kỳ (thường là hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm) và bao gồm các thông tin chi tiết về các loại hàng hóa, vật tư, hoặc sản phẩm mà doanh nghiệp đang giữ trong kho.

Báo cáo hàng tồn kho gồm các mục như:

Số lượng tồn kho: Số lượng cụ thể của từng loại hàng hoá, vật tư tại thời điểm báo cáo.
Giá trị tồn kho: Giá trị tồn kho được tính bằng cách nhân số lượng của mỗi loại hàng hoá với giá vốn.
Phân loại tồn kho: Như hàng đã qua xử lý, hàng chưa qua xử lý, hoặc hàng hỏng hóc
Thay đổi của hàng hoá tồn kho: Số lượng và giá trị tồn kho ở thời điểm hiện tại với thời điểm trước đó để đánh giá sự thay đổi.

Nhìn vào báo cáo, người quản lý sẽ nắm được thông tin về các sản phẩm, loại bán chạy nhất để có chiến lược bán hàng và đặt hàng hợp lý. Ngoài ra báo cáo về lượng hàng tồn kho cũng giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức.

Một báo cáo về tồn kho tốt cần cung cấp cho ban lãnh đạo thông tin chi tiết về mặt hàng trong kho, mặt hàng cần được bổ sung và hiệu suất doanh số của từng mặt hàng.

2. Tại sao báo cáo tồn kho lại quan trọng?

Có thể thấy việc duy trì lượng hàng tồn kho phù hợp là vô cùng quan trọng đối với sự thành công của các doanh nghiệp sản xuất. Với báo cáo về hàng tồn kho, các công ty có thể dựa vào đó để lập kế hoạch hàng tồn kho tốt hơn, theo dõi hàng tồn kho minh bạch và phân loại, quản lý hàng tồn kho có tổ chức hơn, đảm bảo doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận. Cụ thể:

Lập kế hoạch tồn kho: Sử dụng dữ liệu từ báo cáo giúp hỗ trợ cho việc lập kế hoạch về mặt hàng cần đặt hàng lại, dự báo, lập ngân sách,...
Theo dõi hàng tồn kho dễ dàng, minh bạch: Đảm bảo giao hàng đúng số lượng và thời hạn cho khách hàng. Ngoài ra còn giúp kiểm soát hàng hoá, đưa ra các xu hướng của thị trường, hỗ trợ dự báo chính xác…
Phân loại hàng hoá khoa học: Bằng cách phân loại sản phẩm theo giá trị, nhu cầu, chi phí vận chuyển,.. Ví dụ theo phương pháp ABC, có 20% hàng tồn kho sẽ mang lại lợi nhuận cao nhất, vì vậy doanh nghiệp sẽ cần tập trung quản lý vào những mặt hàng này.

3. Cách làm báo cáo hàng tồn kho

Có thể làm báo cáo tồn kho bằng excel, theo đồ thị, biểu đồ, hoặc các phần mềm quản lý kho. Doanh nghiệp có thể lựa chọn cách lập báo cáo phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình.

Bước 1: Xây dựng danh sách các mục

Các mục cần có trong một báo cáo về hàng tồn kho là:

- Cột STT

- Cột Mã hàng hóa: Được nhập từ bảng danh mục hàng hóa (mỗi hàng hóa có 1 mã riêng để quản lý)

- Cột Tên hàng hóa: Sử dụng hàm Excel Vlookup để lấy tự động từ file bảng danh mục hàng hóa sang.

- Cột Đơn vị tính: Cũng sử dụng hàm Vlookup lấy tự động từ bên bảng danh mục hàng hóa.

- Cột số lượng : Tính bằng lấy số lượng ở cột số lượng tồn đầu + thực nhập - thực xuất

- Cột đơn giá : Được lấy trên bảng phân bổ chi phí mua hàng nhập kho hoặc lấy trên phiếu nhập kho

- Cột thành tiền : Tính theo công thức = Đơn giá x Số lượng

Bước 2: Nhập số liệu trong khoảng thời gian cụ thể

Khi hàng hoá, vật tư được nhập hoặc xuất, thủ kho sẽ thông báo cho bộ phận kế toán. Vì vậy, người lập báo cáo sẽ dựa vào những thông tin trên sổ sách này để nhập số liệu vào báo cáo. Lưu ý cần tính toán chính xác. Sử dụng những công cụ, hàm để tạo báo cáo hàng tồn kho bằng Excel.

Bước 3: Tự động tạo báo cáo tồn kho bằng phần mềm WMS

he-thong-ho-tro-tao-bao-cao-ton-kho

Báo cáo tồn kho bằng Excel thường được sử dụng để sắp xếp, tính toán tất cả các thông tin. Tuy nhiên sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng để tạo báo cáo sẽ nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều.

Đó là vì hệ thống quản lý hàng tồn kho có tính năng tự động hóa có thể cập nhật báo cáo của doanh nghiệp theo thời gian thực để phản ánh chính xác những gì còn hàng trong kho, chính xác đến từng phút.

Vì vậy bất cứ khi nào doanh nghiệp cần báo cáo đều có thể nhận được nhanh chóng. Một trong những phần mềm quản lý kho số 1 hiện nay có chức năng này là SEEACT-WMS, hỗ trợ doanh nghiệp tạo báo cáo chỉ trong vài phút.

Bằng cách tự động thu thập dữ liệu từ các quy trình nhập xuất hàng hóa, phần mềm giúp giảm thiểu sai sót do sự can thiệp của con người, từ đó tăng cường tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin tồn kho. SEEACT-WMS cung cấp thông tin chi tiết và minh bạch, giúp doanh nghiệp xác định xu hướng thị trường, xác định nhu cầu tương lai để điều chỉnh chiến lược cung ứng hiệu quả, linh hoạt.

4. Một số mẫu báo cáo tồn kho

Những mẫu báo cáo hàng tồn kho cho doanh nghiệp tham khảo:

Mẫu báo cáo tổng hợp tồn kho:

mau-bao-cao-ton-kho-1

Cách làm báo cáo tồn kho dưới định mức tối thiểu:

mau-bao-cao-ton-kho-duoi-dinh-muc-toi-thieu

Mẫu báo cáo vượt định mức tối đa:

mau-bao-cao-ton-kho-tren-dinh-muc

Mẫu báo cáo vật tư chậm luân chuyển:

mau-bao-cao-ton-kho-cham-luan-chuyen

Cách làm báo cáo theo phiếu nhập ngoại tệ:

mau-bao-cao-ton-kho-theo-phieu-nhap-ngoai-te Tóm lại, việc tạo báo cáo tồn kho thường xuyên có vai trò quan trọng đối với quyết định kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc báo cáo giúp quản lý kiểm soát được mức tồn kho, thông báo về loại hàng hoá cần nhập, hoặc cần loại bỏ, định hướng các quyết định gia tăng lợi nhuận cho công ty. Vì vậy cần tạo báo cáo chính xác.

Sử dụng phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS sẽ giúp doanh nghiệp tạo báo cáo chính xác và nhanh chóng, ngoài ra còn giúp tối ưu quản lý kho, giúp hiệu suất kho đạt mức tối ưu nhất, từ đó gia tăng lợi nhuận đáng kể cho doanh nghiệp.

Xem thêm: