Công nghệ RPA là gì? Ứng dụng robot trong văn phòng

Mã Sản Phẩm: : Ung dung cong nghe 35
Tên Sản Phẩm: : Công nghệ RPA là gì? Ứng dụng robot trong văn phòng
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Công nghệ RPA là gì? Tìm hiểu tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), hay còn gọi là robot phần mềm, sử dụng công nghệ thông minh để tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại trong văn phòng.

Chi Tiết Sản Phẩm

Bạn đã bao giờ tưởng tượng một "robot" có thể xử lý hàng loạt email, nhập liệu vào hệ thống, tạo báo cáo và thậm chí là tương tác với khách hàng một cách tự động? Đó chính là sức mạnh của Robotic Process Automation (công nghệ RPA), hay còn được gọi là tự động hóa quy trình bằng robot. Nói một cách đơn giản, RPA là công nghệ sử dụng robot phần mềm để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, trên máy tính, giống như một nhân viên văn phòng ảo.

1. Công nghệ RPA là gì?

Trước tiên, công nghệ RPA là gì? RPA không phải là robot vật lý như trong các nhà máy sản xuất. "Robot" ở đây là các phần mềm được thiết kế để bắt chước hành động của con người khi tương tác với các ứng dụng máy tính. Chúng hoạt động dựa trên các quy tắc được lập trình sẵn, thực hiện các tác vụ một cách tự động và chính xác. Ví dụ, một robot RPA có thể được lập trình để tự động đăng nhập vào hệ thống email, đọc và phân loại email, sau đó chuyển tiếp email đến đúng bộ phận xử lý. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu lỗi do con người gây ra.

cong-nghe-rpa

Trước đây, khi công việc văn phòng quá phức tạp, tốn nhiều công sức và mất thời gian, các doanh nghiệp thường lựa chọn giải pháp tùy chỉnh và cấu hình lại hệ thống ERP. Tuy nhiên, với công nghệ RPA, và năng suất làm việc gấp nhiều lần nhân viên văn phòng, hoàn toàn có thể đảm nhận những công việc phức tạp ấy.

2. Công nghệ RPA hoạt động như thế nào?

RPA hoạt động bằng cách mô phỏng các hành động của con người khi tương tác với các ứng dụng máy tính. Hãy hình dung robot phần mềm như một "nhân viên kỹ thuật số" được đào tạo để thực hiện các tác vụ cụ thể theo một quy trình được xác định trước. Chúng tương tác với các hệ thống thông qua giao diện người dùng (UI) giống như con người, nhưng với tốc độ và độ chính xác cao hơn.

rpa-robotic-process-automation-hoat-dong-nhu-the-nao

Nguyên lý hoạt động của công nghệ RPA dựa trên việc ghi lại các thao tác của người dùng trên máy tính, sau đó chuyển đổi thành các kịch bản tự động. Các kịch bản này được lưu trữ dưới dạng quy trình làm việc (workflow) và có thể được chỉnh sửa, tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu cụ thể. Khi được kích hoạt, robot phần mềm sẽ thực hiện các bước trong quy trình làm việc một cách tự động, từ việc mở ứng dụng, nhập liệu, xử lý dữ liệu cho đến việc gửi báo cáo.

Cụ thể hơn, quá trình hoạt động của RPA có thể được chia thành các bước sau:

Ghi lại quy trình: Phần mềm RPA sẽ ghi lại các thao tác của người dùng trên máy tính, bao gồm các cú nhấp chuột, nhập liệu, di chuyển chuột,...
Tạo quy trình làm việc (Workflow): Dựa trên các thao tác đã ghi lại, phần mềm RPA sẽ tạo ra một quy trình làm việc tự động. Quy trình này có thể được chỉnh sửa và tùy chỉnh bằng cách thêm các điều kiện, logic, và xử lý ngoại lệ.
Thực thi quy trình: Robot phần mềm sẽ thực hiện quy trình làm việc một cách tự động theo các bước đã được định nghĩa.
Giám sát và báo cáo: Phần mềm công nghệ RPA cung cấp các công cụ để giám sát hoạt động của robot và tạo báo cáo về hiệu suất, lỗi, và các thông số khác.

Sự khác biệt giữa RPA và tự động hóa truyền thống nằm ở cách thức chúng tương tác với hệ thống. Tự động hóa truyền thống thường yêu cầu tích hợp sâu vào hệ thống thông qua API hoặc các phương thức khác. Trong khi đó, RPA hoạt động ở tầng giao diện người dùng (UI), giống như con người, nên việc triển khai nhanh chóng và dễ dàng hơn, ít tốn kém hơn và không cần can thiệp sâu vào hệ thống hiện có. Điều này làm cho RPA trở thành một giải pháp linh hoạt và hiệu quả cho việc tự động hóa các quy trình nghiệp vụ.

3. Ví dụ về áp dụng công nghệ RPA và hiệu quả

Một số ví dụ để bạn hiểu hơn về cách hoạt động của công nghệ RPA:

vi-du-ve-cong-nghe-rpa

Ví dụ 1: Nghiệp vụ chăm sóc khách hàng

RPA hỗ trợ tự động hóa quy trình trả lời các thắc mắc thường gặp từ khách hàng qua email hoặc chatbot:

Quét nội dung câu hỏi từ email hoặc hệ thống chatbot.
Phân loại thắc mắc và trích xuất thông tin liên quan từ cơ sở dữ liệu.
Soạn thảo câu trả lời tự động dựa trên dữ liệu đã có.
Gửi phản hồi đến khách hàng.

Thời gian phản hồi khách hàng giảm đáng kể, từ vài giờ xuống vài phút. Nhân viên chỉ cần can thiệp vào các trường hợp phức tạp, giúp tối ưu hóa nguồn lực.

Ví dụ 2: Nghiệp vụ quản lý kho hàng

Công nghệ RPA robotic process automation được sử dụng để theo dõi và cập nhật dữ liệu kho hàng:

Kiểm tra số lượng tồn kho qua hệ thống quản lý kho (WMS).
So sánh số liệu tồn kho với đơn hàng đã nhận.
Cập nhật số liệu và tạo đơn đặt hàng mới nếu số lượng tồn giảm dưới mức cho phép.
Gửi báo cáo tình trạng kho đến quản lý.

RPA đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác và cập nhật kịp thời, giảm thiểu rủi ro thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa.

Ví dụ 3: Kết hợp với AI trong kiểm tra hồ sơ bảo hiểm:

RPA thu thập dữ liệu hồ sơ bảo hiểm từ hệ thống quản lý thông tin khách hàng (CMIS), bao gồm các tài liệu như hợp đồng, chứng từ liên quan, và lịch sử bảo hiểm.
AI phân tích dữ liệu để xác minh độ tin cậy của hồ sơ, đánh giá mức độ rủi ro dựa trên các tiêu chí như lịch sử yêu cầu bồi thường, tình trạng sức khỏe, và mức độ bảo hiểm hiện tại.
Công nghệ RPA thực hiện xử lý tiếp theo dựa trên kết quả phân tích của AI: Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, RPA tự động chuyển hồ sơ sang giai đoạn xét duyệt cuối cùng. Nếu không đạt yêu cầu, RPA gửi thông báo tự động yêu cầu bổ sung thông tin hoặc từ chối.
AI và RPA cùng đối chiếu dữ liệu đầu ra để tạo báo cáo chi tiết và thông báo kết quả đến bộ phận liên quan hoặc khách hàng.

Quy trình này giảm thiểu thời gian xử lý hồ sơ từ vài ngày xuống còn vài giờ, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch, nhờ AI phân tích và RPA thực hiện các thao tác lặp lại một cách nhanh chóng.

4. Lợi ích khi sử dụng công nghệ RPA

Công nghệ RPA không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu quả và trải nghiệm người dùng trong mọi lĩnh vực ứng dụng:

loi-ich-cong-nghe-rpa-la-gi

Không cần lập trình phức tạp: Công nghệ RPA không đòi hỏi kỹ năng lập trình phức tạp. Giao diện kéo và thả trực quan giúp nhân viên không chuyên dễ dàng làm quen và sử dụng.
Tiết kiệm chi phí và tăng năng suất: Bằng cách giảm khối lượng công việc lặp lại, RPA cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và sáng tạo hơn. Điều này không chỉ cải thiện năng suất mà còn tăng lợi tức đầu tư (ROI) nhanh chóng.
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Các bot tự động và chatbot hoạt động 24/7, giúp giảm thời gian chờ đợi và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Kết quả là tỷ lệ hài lòng tăng cao đáng kể.
Cải thiện tinh thần nhân viên: Công nghệ RPA loại bỏ các công việc nhàm chán và lặp lại, giúp nhân viên tập trung vào các quyết định quan trọng và sáng tạo hơn. Sự chuyển đổi này tạo ra môi trường làm việc tích cực và tăng cường sự hạnh phúc của nhân viên.
Giảm lỗi và sai sót: RPA thực hiện các quy trình theo đúng chuẩn định sẵn, giảm thiểu lỗi của con người. Công nghệ này đặc biệt hữu ích trong các lĩnh vực cần độ chính xác cao và tuân thủ nghiêm ngặt, như tài chính và pháp lý. Ngoài ra, RPA cung cấp bản ghi kiểm toán chi tiết, giúp theo dõi và giải quyết vấn đề nhanh hơn.
Không ảnh hưởng đến hệ thống hiện tại: RPA hoạt động trên giao diện của các ứng dụng hiện có, không làm gián đoạn hệ thống cơ bản. Điều này giúp triển khai nhanh chóng mà không cần API hoặc tích hợp phức tạp.

5. Các phần mềm RPA phổ biến

Thị trường công nghệ RPA hiện nay cung cấp đa dạng các phần mềm với những tính năng và ưu điểm riêng. Việc lựa chọn đúng phần mềm RPA phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả triển khai. Dưới đây là một số phần mềm RPA phổ biến và được đánh giá cao:

5.1 UiPath

Được biết đến với giao diện trực quan, dễ sử dụng, UiPath phù hợp cho cả người dùng không có kinh nghiệm lập trình. Nền tảng này cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ, bao gồm ghi lại màn hình, tạo quy trình kéo thả, tích hợp AI và Machine Learning. UiPath cũng có cộng đồng người dùng lớn và nhiều tài liệu hỗ trợ.

5.2 Automation Anywhere

Automation Anywhere nổi bật với khả năng mở rộng và triển khai trên quy mô lớn. Phần mềm công nghệ RPA này hỗ trợ tự động hóa cả ứng dụng web và ứng dụng desktop, tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau. Điểm mạnh của Automation Anywhere còn nằm ở khả năng quản lý tập trung và bảo mật cao.

5.3 Blue Prism

Blue Prism được đánh giá cao về tính ổn định và bảo mật, phù hợp cho các doanh nghiệp lớn và các tổ chức tài chính. Phần mềm này sử dụng kiến trúc robot mạnh mẽ, cho phép triển khai và quản lý hàng nghìn robot cùng lúc. Tuy nhiên, Blue Prism đòi hỏi kiến thức lập trình nhất định và có chi phí triển khai khá cao.

5.4 Microsoft Power Automate

Là một phần của nền tảng Microsoft Power Platform, phần mềm công nghệ RPA Power Automate cung cấp khả năng tự động hóa quy trình đơn giản và dễ sử dụng, tích hợp chặt chẽ với các sản phẩm khác của Microsoft. Phần mềm này phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc các nhóm làm việc muốn tự động hóa các tác vụ đơn giản.

5.5 WorkFusion

WorkFusion tập trung vào tự động hóa các quy trình phức tạp, kết hợp RPA với AI và Machine Learning. Phần mềm này cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình đòi hỏi xử lý ngôn ngữ tự nhiên, nhận dạng hình ảnh và phân tích dữ liệu.

Việc lựa chọn phần mềm RPA phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, các phần mềm đơn giản và dễ sử dụng như UiPath hoặc Microsoft Power Automate là lựa chọn phù hợp. Đối với các doanh nghiệp lớn, cần các phần mềm mạnh mẽ và có khả năng mở rộng như Automation Anywhere hoặc Blue Prism. Ngoài ra một số tiêu chí cần xem xét tiếp theo là ngân sách, kỹ năng kỹ thuật (lập trình hoặc kéo thả), tính năng tích hợp với các hệ thống khác là các yếu tố cần lưu ý khi lựa chọn công nghệ RPA.

6. Các ngành ứng dụng công nghệ RPA

Công nghệ Robotic process automation đang được triển khai rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp, nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là các lĩnh vực nổi bật:

cac-nganh-ung-dung-cong-nghe-rpa

6.1 Ngân hàng và tài chính

Theo báo cáo của Forrester, 36% ứng dụng công nghệ RPA thuộc lĩnh vực tài chính và kế toán. Các ngân hàng lớn đã sớm ứng dụng tự động hóa để tối ưu hóa quy trình như nghiên cứu khách hàng, mở tài khoản, xử lý yêu cầu và phát hiện rửa tiền. Ví dụ, một ngân hàng triển khai hàng nghìn bot RPA để tự động hóa các tác vụ nhập dữ liệu thủ công khối lượng lớn, giúp giảm đáng kể thời gian và chi phí.

6.2 Bảo hiểm

Ngành bảo hiểm với nhiều quy trình lặp đi lặp lại là môi trường lý tưởng để triển khai RPA. Công nghệ này được áp dụng trong xử lý khiếu nại, đảm bảo tuân thủ quy định, quản lý chính sách, và hỗ trợ bảo lãnh.

6.3 Bán lẻ

Sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử khiến công nghệ RPA trở thành yếu tố không thể thiếu trong ngành bán lẻ. Các ứng dụng phổ biến gồm quản lý kho và đơn hàng, cải thiện dịch vụ khách hàng, phát hiện gian lận, và xử lý phản hồi nhanh chóng, nâng cao trải nghiệm người mua sắm.

6.4 Chăm sóc sức khỏe

Độ chính xác và tuân thủ quy định là yêu cầu hàng đầu trong ngành y tế. Các bệnh viện lớn ứng dụng RPA để quản lý thông tin bệnh nhân, đơn thuốc, xử lý yêu cầu bảo hiểm, và quản lý chu kỳ thanh toán. Công nghệ này không chỉ giảm sai sót mà còn nâng cao hiệu quả vận hành.

Kết luận

Công nghệ RPA đã và đang tạo ra những bước chuyển mình quan trọng trong các ngành công nghiệp, giúp tự động hóa quy trình, tăng hiệu quả hoạt động và giảm thiểu sai sót. Đặc biệt, trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, RPA không chỉ dừng lại ở việc tối ưu hóa các tác vụ văn phòng mà còn đóng vai trò là nền tảng cho những giải pháp tự động hóa sản xuất tiên tiến.

Là đơn vị tiên phong với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tự động hóa, DACO Việt Nam không chỉ cung cấp các thiết bị hiện đại mà còn phát triển giải pháp SEEACT-MES - hệ thống quản lý sản xuất giúp tích hợp RPA vào quy trình sản xuất một cách liền mạch. SEEACT-MES cho phép doanh nghiệp tự động hóa từ khâu thu thập dữ liệu sản xuất đến phân tích và đưa ra quyết định, đảm bảo sự chính xác, minh bạch và tối ưu hóa toàn diện.

Sự kết hợp giữa công nghệ RPA và hệ thống SEEACT-MES mang đến một giải pháp hoàn hảo để các doanh nghiệp sản xuất nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí và vững bước trong hành trình chuyển đổi số đầy cạnh tranh này. DACO tự hào đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên con đường này, mang đến giá trị bền vững và phát triển thịnh vượng.

Xem thêm: