Kho hàng là gì? Phân loại và chức năng của kho hàng

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 01
Tên Sản Phẩm: : Kho hàng là gì? Phân loại và chức năng của kho hàng
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Kho hàng là gì? Các loại kho hàng, chức năng, nghiệp vụ bộ phận kho hàng. Cách xây dựng kho và ứng dụng công nghệ tối ưu hoá hoạt động kho hàng.

Chi Tiết Sản Phẩm

Trong bối cảnh kinh tế ngày càng phát triển, kho hàng có vai trò quan trọng như những “nút giao thông” ngoài lưu trữ hàng hoá còn đóng góp quan trọng cho chuỗi cung ứng. Vậy kho hàng là gì? Tầm quan trọng và chức năng của nó là gì, làm thế nào để quản lý hiệu quả? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

1. Kho hàng là gì?

1.1 Kho hàng là gì?

Để hiểu kho hàng là gì thì đây là nơi tập kết hàng hóa, phân loại hàng hoá, lưu trữ hàng hoá và quản lý hàng hóa nhằm phục vụ cho sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Kho hàng có nhiều loại và cách quản lý khác nhau phụ thuộc vào đặc điểm của hàng hoá.

1.2 Tầm quan trọng của kho hàng

Kho hàng có vai trò quan trọng, phải kể đến như:

Đảm bảo tính liên tục của hàng hoá: Việc dự trữ sẵn một lượng sản phẩm nhất định giúp doanh nghiệp chủ động đối phó với sự thay đổi của khách hàng, tránh thiếu hay chậm trễ hàng hoá.
Là nơi nhập, xuất, luân chuyển hàng hoá: Việc tổ chức quy trình kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm lãng phí, gia tăng lợi nhuận qua việc cung cấp hàng hoá đúng thời điểm, đạt chất lượng cao.
Kiểm soát tồn kho: Qua việc dự đoán nhu cầu thị trường, doanh nghiệp kiểm soát để tránh tình trạng tồn kho dư thừa, thiếu hụt.
Đảm bảo chất lượng nguồn hàng: Một kho hàng tốt có thể lưu trữ được hàng hoá, đảm bảo chất lượng không bị hư hỏng do côn trùng, nhiệt độ,...

1.3 Nghiệp vụ kho hàng là gì?

Nghiệp vụ kho hàng (hay quản lý kho) là việc tổ chức, kiểm soát và duy trì các hoạt động liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hàng hoá trong kho. Mục tiêu của nghiệp vụ kho hàng là tối ưu hoá quá trình quản lý kho, đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu chi phí.

Chức năng nhiệm vụ của bộ phận kho hàng:

Lưu trữ và sắp xếp hàng hóa: Xác định nơi lưu trữ phù hợp, sắp xếp hợp lý dễ tìm dễ truy xuất.
Quản lý hàng tồn: Theo dõi số lượng và tình trạng của hàng tồn kho, đảm bảo quá trình sản xuất không thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa.
Nhận và giao hàng: Nhận hàng từ nhà cung cấp và phân phối hàng hoá đến khách hàng đảm bảo giao hàng đúng thời gian và địa điểm.
Kiểm soát chất lượng hàng hoá: Kiểm tra chất lượng hàng trong kho, đảm bảo sản phẩm giao khách hàng đạt chất lượng cao.
Bảo quản hàng hoá: Đối với hàng hoá đặc biệt dễ hỏng hoặc cần điều kiện lưu trữ đặc biệt
Báo cáo với nhà quản lý và lãnh đạo cấp trên: Để giúp quản lý đưa ra chiến lược kịp thời tối ưu hoá quá trình sản xuất, kinh doanh.

2. Các loại kho hàng hiện nay

2.1. Các loại kho theo mục đích sử dụng

Kho hàng sản xuất: Lưu trữ và quản lý nguyên liệu, linh kiện, và thành phẩm trong quá trình sản xuất. Chức năng của kho hàng sản xuất là duy trì sự liên tục và hiệu quả trong quy trình sản xuất bằng cách đảm bảo các nguyên liệu cần thiết và thành phẩm luôn có sẵn.
Kho hàng phân phối: Kho được thiết kế để lưu trữ và quản lý hàng hoá đã được sản xuất để phân phối đến các địa điểm bán lẻ hoặc khách hàng cuối. Chức năng chính của kho này là tối ưu hoá quá trình vận chuyển đảm bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường.
Kho hàng bảo quản: Kho được thiết kế và trang bị các thiết bị hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng… để lưu trữ các loại hàng hoá đặc biệt như hàng dễ hỏng, có thời hạn sử dụng ngắn, hoặc yêu cầu điều kiện lưu trữ đặc biệt. Mục đích là bảo vệ và duy trì chất lượng hàng hoá.

2.2. Các loại kho theo quy mô và vị trí

Kho hàng trung ương: Loại kho đặt ở trung tâm thành phố để quản lý và phân phối hàng hóa trong toàn hệ thống, là nơi tập trung lưu trữ lớn để phân phối hàng hoá đến nhiều điểm bán lẻ hoặc đơn vị tiêu thụ khác nhau. Giúp cải thiện hiệu suất tồn kho, giảm chi phí vận chuyển, tăng tính linh hoạt..
Kho hàng địa phương: Loại kho có quy mô nhỏ để lưu trữ và phân phối hàng hoá đến các cửa hàng bán lẻ, doanh nghiệp nhỏ hoặc các khu vực lân cận.
Kho hàng tại các cảng, sân bay: Ví dụ như kho ngoại quan được xây dựng bởi cơ quan Hải quan để lưu trữ hàng hoá xuất nhập khẩu trong thời gian làm thủ tục hay kho CFS để thu gom, chia và tách hàng hoá của nhiều chủ hàng vận chuyển chung container.

2.3. Các loại kho theo loại hàng hóa

Kho hàng đông lạnh: Kho lưu các thực phẩm, đồ đông lạnh, sản phẩm cần bảo quản lạnh
Kho hàng khô: Kho lưu trữ các sản phẩm đóng gói, hàng điện tử, quần áo, sách,..

3. Chức năng của kho hàng là gì?

Sau khi có những hiểu biết về kho hàng là gì và các loại kho, sau đây là những chức năng của kho hàng:

3.1 Bảo quản hàng hoá

Kho hàng có hệ thống sắp xếp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất hàng hoá. Điều kiện kho cần duy trì nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng thích hợp để bảo quản chất lượng hàng hoá. Kho là nơi lưu trữ toàn bộ các mặt hàng tạo nên đơn hàng.

3.2 Quản lý tồn kho

Doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý có thể theo dõi được số lượng và vị trí, thông tin của từng mặt hàng trong kho. Ngoài ra, kho giúp tối ưu hoá hàng tồn và giảm chi phí lưu kho. Bên cạnh đó giảm nguy cơ thiếu hụt hoặc lỗi trong chuỗi cung ứng.

3.3 Xử lý đơn đặt hàng

Nhân viên kho chọn lựa hàng hoá dựa theo đơn hàng cụ thể để đảm bảo đơn hàng được đóng gói đầy đủ, dán nhãn, chính xác để bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Ngoài ra nhận và kiểm tra hàng hoàn, quyết định lưu kho hay xử lý theo quy trình trả hàng.

3.4 Kiểm soát chất lượng hàng hoá

Kho thực hiện việc kiểm tra chất lượng đảm bảo hàng hoá đáp ứng tiêu chuẩn về chất lượng trước khi được xuất kho.

4. Các yếu tố xây dựng kho hàng

Việc xây dựng kho hàng là quá trình thiết kế, xây lắp, tổ chức không gian để lưu trữ và quản lý hàng hoá. Việc làm này nhằm tối ưu không gian, cải thiện hiệu suất quản lý, giảm rủi ro mất mát hay hư hỏng, từ đó tăng chất lượng phục vụ đến khách hàng.

Các yếu tố cần quan tâm khi xây dựng kho hàng là:

Vị trí: Cần chọn vị trí thuận tiện, phù hợp với chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, để việc vận chuyển được thuận tiện và tốn ít chi phí
Thiết kế không gian, hệ thống lưu trữ: Tối ưu diện tích sử dụng và sắp xếp hàng hoá hợp lý, hiệu quả, thuận tiện. Sử dụng kệ, pallet, hệ thống và máy móc tự động. Ví dụ về một số thiết kế kho hàng:

thiet-ke-kho-hang

Lắp đặt hệ thống quản lý kho: Sử dụng mã vạch, các công nghệ để đảm bảo chính xác khi theo dõi hàng hoá, kiểm soát lượng tồn kho và tối ưu quy trình làm việc.
Thiết lập quy trình vận hành kho: Giúp tối ưu hoá quản lý kho từ khi nhận đến khi xuất. Kết hợp đào tạo nhân viên về quy trình và kỹ thuật.
Xây dựng các biện pháp an toàn, bảo mật: Tránh tai nạn và mất mát, lắp đặt hệ thống chống cháy, bảo vệ an toàn thông tin..

5. Các phương pháp tối ưu hoá hoạt động kho hàng

Quản trị kho hàng là quá trình quản lý và kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hàng hoá trong kho. Mục tiêu của việc này nhằm đảm bảo hàng hóa lưu kho hiệu quả, cung cấp thông tin về tình trạng tồn kho.

Với những vai trò quan trọng hàng đầu, việc ứng dụng công nghệ trong quản trị kho hàng trở thành yêu cầu cần có của mỗi doanh nghiệp để giảm chi phí và tăng hiệu suất tạo ra sản phẩm.

5.1. Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS)

Để quản lý kho thông minh mang lại hiệu quả cao, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm, hệ thống quản lý kho (WMS) tích hợp công nghệ IoT để quản lý thông minh, hiệu quả. Các phần mềm mạnh mẽ có khả năng tạo kế hoạch quản lý kho dựa theo lệnh nhập/xuất kho. Quản lý kho hàng qua ứng dụng Barcode, QR Code, quản lý theo lô, ngày nhập xuất, quản lý tồn kho, chất lượng sản phẩm.

Hiện nay, hệ thống MES của DACO là giải pháp số 1 về quản trị hệ thống sản xuất, trong đó ứng dụng quản lý kho thông minh WMS giúp doanh nghiệp cắt giảm nhiều chi phí và gia tăng hiệu quả quản lý kho. Đặc biệt, đây là giải pháp được quy trình và số hoá phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể nên có khả năng gia tăng chất lượng sản xuất lên nhiều lần so với phương pháp cũ.

giai-phap-quan-ly-kho-hang-seeact-mes

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch giúp gia tăng hiệu quả sản xuất

5.2. Tối ưu hóa tồn kho bằng phương pháp ABC và kỹ thuật FIFO, LIFO

Phương pháp ABC: Phân loại các mặt hàng trong kho theo mức độ quan trọng, giá trị. Nhóm A có số lượng ít nhưng giá trị lớn, nhóm B gồm mặt hàng giá trị và số lượng trung bình, nhóm C có số lượng lớn nhưng giá trị thấp.

Kỹ thuật FIFO(First-In-First-Out): Ghi lại ngày nhập vào của từng lô hàng, các mặt hàng nhập vào trước sẽ được bán trước.

Kỹ thuật LIFO(Last-In-First-Out): Quản lý tồn kho theo nguyên tắc mặt hàng nhập vào sau sẽ được bán trước.

5.3. Đào tạo nhân sự và áp dụng công nghệ

Doanh nghiệp nên tạo tài liệu hướng dẫn nhân sự về hệ thống quản lý kho, tổ chức những buổi đào tạo để chia sẻ kinh nghiệm, chi tiết cách sử dụng hệ thống. Cử chuyên gia đào tạo và giúp đỡ giải đáp khi nhân sự gặp vấn đề kỹ thuật hay gặp khó khăn khi sử dụng hệ thống.

dao-tao-nhan-vien-quan-tri-kho-hang-2
Cuối cùng, trong bài viết về kho hàng là gì, chúng tôi muốn nhấn mạnh: Sự chuyên nghiệp trong quản lý kho hàng giúp mang lại lợi ích to lớn về mặt tài chính cho doanh nghiệp. Việc sử dụng công nghệ hiện đại như Barcode, QR Code, IoT, AI vào kho hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo sự linh hoạt, hiệu quả trong sản xuất, nâng cao vị trí lợi thế trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.