Paperless là gì? Môi trường làm việc không giấy tờ trong sản xuất

Mã Sản Phẩm: : Quan ly san xuat 96
Tên Sản Phẩm: : Paperless là gì? Môi trường làm việc không giấy tờ trong sản xuất
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Tìm hiểu Paperless là gì và lợi ích vượt trội của nó trong sản xuất. Khám phá giải pháp SEEACT-MES giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí và tăng năng suất.

Chi Tiết Sản Phẩm

Hiện nay, paperless – xu hướng quản lý vận hành không giấy tờ đang dần trở thành tiêu chuẩn vàng trong ngành công nghiệp 4.0. Paperless không chỉ đơn thuần là việc giảm thiểu sử dụng giấy mà còn là một cuộc cách mạng trong tư duy quản lý, hướng đến tự động hóa, số hóa toàn bộ quy trình sản xuất.

Bài viết này sẽ giúp các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất hiểu rõ hơn về khái niệm "paperless là gì", những lợi ích thiết thực mà nó mang lại cũng như cách thức ứng dụng hiệu quả trong thực tiễn.

tim-hieu-paperless-la-gi

1. Paperless là gì?

Trước hết, Paperless là gì? Dịch sát nghĩa là "không giấy tờ", là một hệ thống quản lý, vận hành và giao dịch được thực hiện hoàn toàn bằng điện tử, loại bỏ hoặc tối thiểu hóa việc sử dụng giấy tờ vật lý. Thay vì dựa vào các tài liệu in ấn, paperless sử dụng các công nghệ số như phần mềm quản lý, chữ ký điện tử, lưu trữ đám mây, và các công cụ trực tuyến khác để tạo, lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin.

Điều quan trọng cần phân biệt là "paperless" (không giấy tờ) khác với "less-paper" (giảm thiểu giấy tờ). "Less-paper" chỉ đơn thuần là nỗ lực giảm thiểu lượng giấy sử dụng trong hoạt động hàng ngày, trong khi "paperless" hướng đến mục tiêu loại bỏ hoàn toàn sự phụ thuộc vào giấy tờ. Mặc dù "less-paper" là một bước tiến tích cực, nhưng nó vẫn chưa thể khai thác hết tiềm năng của công nghệ số trong việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả.

Việc triển khai paperless có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, đặc thù và nhu cầu của từng doanh nghiệp. Một số phương pháp phổ biến bao gồm:

Sử dụng phần mềm quản lý chuyên biệt: Các phần mềm ERP, CRM, MES, SCM... cho phép số hóa toàn bộ quy trình và paperless từ quản lý kho, sản xuất, bán hàng đến nhân sự.
Ứng dụng chữ ký điện tử: Hợp pháp hóa các giao dịch và hợp đồng điện tử, loại bỏ việc in ấn và ký tá thủ công.
Lưu trữ dữ liệu trên đám mây: Ứng dụng paperless, doanh nghiệp sẽ lưu trữ tập trung và an toàn các tài liệu, dữ liệu, giúp dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin.
Tự động hóa quy trình: Sử dụng công nghệ RPA (Robotic Process Automation) để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu sự can thiệp thủ công.
Sử dụng thiết bị di động: Paperless Cho phép nhân viên truy cập và xử lý thông tin mọi lúc, mọi nơi thông qua điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.

Xem thêm: DACO - Đơn vị cung cấp giải pháp tự động hóa công nghiệp

2. Lợi ích của Paperless là gì trong sản xuất?

Paperless là gì trong sản xuất? Sản xuất không giấy tờ là việc sử dụng các hệ thống phần mềm để giám sát, thực thi quy trình sản xuất và ghi nhận dữ liệu liên quan, thay thế hoàn toàn tài liệu giấy. Nhờ vào tính năng này, doanh nghiệp có thể giám sát toàn diện và kiểm soát quy trình sản xuất theo thời gian thực, từ đó cải thiện tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm.

Ứng dụng sản xuất không giấy tờ paperless mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp sản xuất, cụ thể:

2.1 Tăng năng suất và hiệu quả sản xuất

Việc loại bỏ các quy trình thủ công liên quan đến giấy tờ giúp giải phóng nhân lực cho doanh nghiệp. Nhờ vậy, nhân viên có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn.

Với paperless, nhân viên doanh nghiệp có thể truy cập thông tin được số hoá nhanh chóng, góp phần thúc đẩy tiến độ công việc, gia tăng năng suất và hiệu quả sản xuất.

2.2 Giảm chi phí

Khi ứng dụng paperless, doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí in ấn, mua giấy, mực in, lưu trữ tài liệu, vận chuyển giấy tờ, chi phí nhân công xử lý giấy tờ. Mặc dù chi phí này tuy nhỏ nhưng cộng dồn lại sẽ tạo ra một khoản tiết kiệm đáng kể cho doanh nghiệp.

Phần mềm MES giúp thay thế các quy trình giấy truyền thống bằng quy trình thực thi sản xuất tự động ứng dụng paperless, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp giảm chi phí và triển khai các sáng kiến cải tiến liên tục và tinh gọn.

2.3 Tối ưu quản lý kho

Đối với lĩnh vực kho hàng, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều lợi ích trong việc theo dõi, kiểm soát hàng tồn kho một cách chính xác, kịp thời, giảm tình trạng thất thoát, hư hỏng khi áp dụng paperless. Ngoài ra, việc nhập xuất tồn kho cũng diễn ra dễ dàng và minh bạch hơn với công nghệ như Barcode, QR Code và RFID

2.4 Cải thiện chuỗi cung ứng

Ứng dụng công nghệ thông tin và paperless giúp việc trao đổi thông tin trở nên nhanh chóng, minh bạch giúp tối ưu hoá quy trình vận chuyển, phân phối cũng như giảm thiểu thời gian chờ đợi.

2.5 Nâng cao tính chính xác và giảm thiểu sai sót

Hệ thống công nghệ và paperless còn cho phép chống lỗi bằng cách áp dụng các quy tắc kinh doanh thông qua kiểm soát quy trình và cung cấp bản kiểm toán điện tử đầy đủ, đảm bảo tuân thủ mọi tiêu chuẩn và quy định trong hoạt động sản xuất.

2.6 Bảo vệ môi trường

Paperless giúp giảm thiểu giấy góp phần bảo vệ tài nguyên rừng, giảm lượng khí thải carbon và hướng đến một môi trường sản xuất xanh, bền vững.

2.7 Tăng cường tính bảo mật thông tin

Nhờ paperless, doanh nghiệp có thể kiểm soát truy cập, phân quyền người dùng truy cập vào dữ liệu lưu trữ an toàn trên đám mây. Vì vậy có thể bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp khỏi rủi ro mất mát, đánh cắp hoặc sửa đổi trái phép.

2.8 Tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường

Doanh nghiệp ứng dụng paperless có thể hoạt động linh hoạt, hiệu quả hơn, thích ứng với sự phát triển của ngành công nghiệp 4.0, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại.

3. Ứng dụng paperless trong quản lý sản xuất

Để thu được những thành tựu và lợi ích bên trên, doanh nghiệp sản xuất có thể hiểu paperless là gì và ứng dụng hiệu quả như sau:

Về quản lý tài liệu: Thay vì lưu trữ hàng đống giấy tờ, doanh nghiệp có thể số hoá và lưu trữ hợp đồng, báo cáo, bản vẽ kỹ thuật, SOP trên đám mây. Từ đó mang lại lợi ích trong việc tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ thông tin. Ví dụ nhân viên chỉ cần vài cú click chuột để truy cập vào lịch sử bảo trì của một máy móc cụ thể thay vì mất thời gian tìm kiếm.
Quản lý kho: Ứng dụng paperless trong kho hàng bằng cách tự động hóa việc theo dõi nhập, xuất tồn kho, quản lý vị trí hàng hoá, kiểm kê định kỳ. Ví dụ: Khi nguyên vật liệu nhập kho, thông tin sẽ được tự động cập nhật trên hệ thống, không cần ghi chép thủ công giảm nguy cơ nhầm lẫn.
Quản lý sản xuất: Paperless giúp lập kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến độ thực hiện, quản lý chất lượng sản phẩm, phân tích hiệu suất,... tất cả đều có thể thực hiện trên nền tảng số, paperless giúp nhà quản lý có thể nắm bắt tức thì và ra quyết định hiệu quả, kịp thời. Ví dụ như phần mềm MES thu thập dữ liệu thời gian thực và hiển thị trên dashboard giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ và vấn đề phát sinh.
Quản lý bảo trì: Paperless trong bảo trì là lập lịch bảo trì định kỳ, theo dõi tình trạng thiết bị, quản lý phụ tùng thay thế, ghi nhận lịch sử bảo trì... được số hóa giúp tối ưu hóa công tác bảo trì. Ví dụ: Kỹ thuật viên có thể sử dụng thiết bị di động để ghi nhận tình trạng máy móc sau khi bảo trì, loại bỏ việc ghi chép bằng giấy.
Quản lý nhân sự: Với paperless, hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương, quản lý nghỉ phép... được số hóa giúp đơn giản hóa quy trình hành chính nhân sự, tiết kiệm thời gian và công sức. Ví dụ: Nhân viên có thể sử dụng ứng dụng trên điện thoại để chấm công, xin nghỉ phép, tra cứu bảng lương…
Kết hợp với các hệ thống khác: Hệ thống paperless có thể tích hợp với các hệ thống quản lý khác như ERP, CRM, SCM... tạo thành một hệ sinh thái số toàn diện, giúp tối ưu hóa hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Ví dụ: Dữ liệu từ hệ thống quản lý kho có thể được tích hợp với hệ thống kế toán để tự động cập nhật giá trị hàng tồn kho.

4. Giải pháp phần mềm quản lý sản xuất Paperless

Để hiện thực hóa mô hình sản xuất không giấy tờ paperless và gặt hái những lợi ích vượt trội, doanh nghiệp cần một giải pháp phần mềm quản lý sản xuất mạnh mẽ và đáng tin cậy. SEEACT-MES là một lựa chọn tối ưu, cung cấp nền tảng số hóa toàn diện, giúp doanh nghiệp thực hiện paperless và kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động sản xuất, từ quản lý vật tư, lên kế hoạch, theo dõi tiến độ đến kiểm soát chất lượng và phân tích hiệu suất.

he-thong-quan-ly-va-dieu-hanh-san-xuat-seeact-mes

SEEACT-MES được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình paperless một cách trơn tru và hiệu quả, với các tính năng nổi bật như:

Số hóa dữ liệu sản xuất, loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng giấy tờ
Quản lý quy trình sản xuất: Tự động hoá và tinh gọn quy trình sản xuất với hệ thống paperless
Tự động lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng
Theo dõi thời gian thực về tình hình sản xuất
Phân tích dữ liệu và cung cấp báo cáo về hiệu suất, giúp nhận diện các điểm nghẽn và tối ưu quy trình
Tích hợp với các hệ thống ERP, WMS, SCM... tạo nên một hệ sinh thái của nhà máy thông minh.

Hiệu quả của SEEACT-MES, đặc biệt là module WMS (Warehouse Management System - Hệ thống quản lý kho), đã được chứng minh qua việc triển khai thành công paperless tại nhiều doanh nghiệp sản xuất hàng đầu. Cụ thể:

Thành tích ứng dụng paperless tại Công ty Bao bì Châu Thái Sơn:

Giảm 30% thời gian xử lý đơn hàng: Tự động hóa quy trình xuất kho giúp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.
Giảm 20% chi phí quản lý kho: Tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót và thất thoát.
Kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho: Ứng dụng paperless cung cấp thông tin chính xác, cập nhật theo thời gian thực về số lượng, vị trí và trạng thái hàng hóa.
Đảm bảo hiện trường cho hoạt động kiểm soát tại kho thành phẩm: Kiểm soát tốt hơn hiện trường kho, đảm bảo an toàn và hiệu quả hoạt động.
Kiểm soát số lượng, vị trí thành phẩm, tránh nhầm lẫn: Quản lý vị trí chính xác giúp tránh nhầm lẫn, sót hàng.

Thành tích ứng dụng paperless tại Công ty Bao bì Tân Long:

Giảm tồn kho theo thời gian thực, giảm thời gian xử lý hành chính (từ 8 giờ xuống còn 0.5 giờ): Tối ưu hóa luân chuyển hàng hóa và tiết kiệm thời gian.
Ứng dụng paperless giúp cải thiện tình trạng tắc nghẽn vận chuyển (giảm 90% thời gian): Quản lý vị trí và luồng di chuyển hàng hóa hiệu quả.
Tăng độ chính xác tồn kho: Cập nhật dữ liệu tồn kho theo thời gian thực.

Những con số ấn tượng này chứng minh SEEACT-MES là một giải pháp mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa hoạt động, tiết kiệm chi phí, ứng dụng paperless để nâng cao năng lực cạnh tranh bền vững.

Trong thời đại công nghiệp phát triển nhanh chóng và thị trường cạnh tranh ngày một gay gắt, việc hiểu paperless là gì - môi trường làm việc không giấy tờ là điều kiện tất yếu để doanh nghiệp phát triển vững mạnh. Trong cuộc đua chuyển đổi số, SEEACT-MES là phần mềm quản lý sản xuất tiên tiến có thể thay đổi toàn diện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sản xuất. Hãy bắt đầu hành trình hướng tới một mô hình sản xuất hiện đại, hiệu quả và bền vững với paperless ngay hôm nay bằng cách liên hệ đến hotline 0904.675.995 để được trợ giúp bởi chuyên gia giàu kinh nghiệm của DACO.

Xem thêm:

Sản Phẩm Liên quan