Phương pháp kiểm kê kho định kỳ: Chìa khoá cho kho hàng hiệu quả

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 30
Tên Sản Phẩm: : Phương pháp kiểm kê kho định kỳ: Chìa khoá cho kho hàng hiệu quả
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Tìm hiểu phương pháp kiểm kê kho định kỳ chi tiết nhất. Đồng thời bật mí chìa khoá kiểm kê hiệu quả nhanh chóng với hệ thống QR Code, Barcode và phần mềm quản lý kho.

Chi Tiết Sản Phẩm

Kiểm kê kho định kỳ là một hoạt động quan trọng trong quản lý kho hàng. Việc kiểm kê giúp xác định chính xác số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho, từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động kho, điều chỉnh kế hoạch kinh doanh và quản lý hàng hóa hiệu quả hơn. Bài viết sau sẽ trình bày một số phương pháp kiểm kê kho phổ biến, quy trình kiểm kê và các công nghệ hỗ trợ giúp việc kiểm kê tiến hành hiệu quả và chính xác.

1. Kiểm kê kho định kỳ là gì?

Kiểm kê kho định kỳ là quá trình kiểm tra và ghi chép thông tin về lượng hàng tồn kho tại một thời điểm cụ thể trong quá trình kinh doanh. Phương pháp kiểm kê định kỳ thường được tổ chức và thực hiện theo các quy trình cụ thể nhằm đảm bảo rằng thông tin về hàng tồn kho là chính xác đúng với sổ sách, hệ thống.

Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel theo thông tư 200 và 133 miễn phí

2. Thách thức và giải pháp trong quá trình kiểm kê kho định kỳ

Dưới đây là một số thách thức thường gặp và giải pháp tương ứng trong quá trình kiểm kê định kỳ:

Sai số trong dữ liệu kho: Giải pháp: Nên áp dụng hệ thống quản lý kho tự động để giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công. Sử dụng mã vạch Barcode, QR Code để theo dõi hàng hoá chính xác hơn.
Thời gian kiểm kê kéo dài: Giải pháp: Nên tối ưu hoá quy trình kiểm kê nhanh chóng bằng cách sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả và chia nhỏ các khu vực kiểm kê để giảm thời gian kiểm kê toàn bộ kho
Tồn kho không chính xác: Giải pháp: Thực hiện kiểm kê không định kỳ và áp dụng các phương pháp như ABC Analysis để ưu tiên kiểm kê các mặt hàng có giá trị và ưu tiên hơn.
Thiếu nguồn nhân lực: Giải pháp: Đào tạo đội ngũ nhân viên, tạo kế hoạch kiểm kê linh hoạt để đảm bảo có đủ nguồn lực cần thiết.
Rủi ro thất thoát hàng hoá: Giải pháp: Áp dụng các biện pháp an ninh cho kho, sử dụng hệ thống camera giám sát và kiểm soát truy cập vào các khu vực quan trọng của kho.

Bằng cách áp dụng những giải pháp trên, người quản lý kho có thể giảm bớt khó khăn và tối ưu hoá quy trình kiểm kê kho định kỳ.

Xem thêm: Bảng nhập xuất tồn trong Excel: Công cụ quản lý kho hàng hiệu quả

3. Một số phương pháp kiểm kê kho định kỳ phổ biến

3.1 Phương pháp kiểm kê kho định kỳ theo vòng

Đây là phương pháp chia toàn bộ kho thành các vòng để kiểm kê, mỗi lần chỉ kiểm kê một phần nhỏ hoặc một “vòng”. Ưu điểm của phương pháp này là giảm thiểu ảnh hưởng đến quá trình hoạt động, sản xuất trong kho hàng ngày, đặc biệt là với các doanh nghiệp có quy mô kho lớn.

Với phương pháp kiểm kê “vòng”, người quản lý có thể kiểm kê thường xuyên và kiểm tra tất cả các khu vực theo thời gian.

3.2 Kiểm kê theo phương pháp ABC

Hàng tồn kho được phân loại theo giá trị tài chính và số lượng. Cụ thể theo các chuyên gia, 20% số lượng hàng tồn kho loại A mang lại đến 80% giá trị tài chính cho cả doanh nghiệp. Sau đó là đến các mặt hàng loại B và C.

Vì vậy khi thực hiện phương pháp kiểm kê kho định kỳ có thể ưu tiên tập trung kiểm kê vào các mặt hàng quan trọng nhất của doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian, nguồn lực. Tuy nhiên phương pháp này có thể bỏ qua các mặt hàng giá trị thấp với số lượng lớn, có thể dẫn đến rủi ro, thất thoát cho doanh nghiệp.

3.3 Kiểm kê theo dự án, loại sản phẩm

Phương pháp này tập trung kiểm kê vào từng dự án hoặc loại sản phẩm cụ thể, đảm bảo mọi sản phẩm trong dự án đều được kiểm tra đầy đủ. Vì vậy phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều dự án hoặc loại sản phẩm khác nhau, các danh mục cụ thể đều được kiểm tra đều đặn. Tuy nhiên, yêu cầu nguồn lực kiểm kê khi có nhiều dự án hoặc loại sản phẩm.

3.4 Kiểm kê theo chu kỳ cố định

Đây là phương pháp hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm doanh nghiệp tiến hành hoạt động kiểm kê cho từng mặt hàng có trong kho. Nhờ được lên lịch theo dõi mà toàn bộ các mặt hàng được kiểm tra thường xuyên. Tuy nhiên, có thể gây áp lực cho nhân viên vào giai đoạn kiểm kê và ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh trong giai đoạn này.

3.5 Kiểm kê kho bất thường

Khi có sự nghi ngờ mất mát hoặc lỗi trong quản lý kho, như phát hiện gian lận, có sự thay đổi đột ngột trong số liệu tồn kho, người quản lý ra yêu cầu thực hiện kiểm kê kho đột xuất. Phương pháp kiểm kê này giúp phản ứng nhanh với các tình huống bất ngờ và giảm rủi ro mất mát. Tuy nhiên tốn nhiều nguồn lực nếu thực hiện thường xuyên và không có lịch trình cố định.

4. Quy trình thực hiện kiểm kê kho định kỳ

Sau đây là quy trình kiểm kê kho định kỳ mà quản lý kho có thể thực hiện, lưu ý quá trình này có thể được tinh chỉnh và thay đổi dựa trên đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp.

4.1 Lập kế hoạch kiểm kê

Dựa trên đặc điểm của doanh nghiệp và mức độ quan trọng của hàng tồn kho, người quản lý đưa ra quyết định kiểm kê sẽ được thực hiện hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng,..

Sau đó, xác định phạm vi kiểm kê hàng hoá: Có thể là toàn bộ kho hoặc một phần cụ thể như theo khu vực, dự án hoặc loại sản phẩm.

4.2 Phân loại ưu tiên kiểm kê

Dựa vào phân tích hàng hoá theo phân loại ABC để xác định độ quan trọng của từng mặt hàng. Đảm bảo ưu tiên kiểm kê cho mặt hàng thuộc nhóm A (có giá trị cao) trước để đảm bảo tính chính xác và ổn định của quản lý tồn kho.

4.3 Chuẩn bị kiểm kê

Sau khi lên kế hoạch về tần suất và phạm vi kiểm kê, người quản lý cần xây dựng bản kế hoạch chi tiết về thời gian và nguồn lực cần thiết, thông báo cho nhân viên kho về kế hoạch kiểm kê và chuẩn bị tất cả các công cụ và tài liệu cần thiết cho quá trình này.

Cần kiểm tra sổ sách xuất nhập kho, sổ quỹ kho, phiếu kiểm kê định kỳ trước đây, báo cáo tồn kho… Và đảm bảo kho hàng được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ, thông thoáng.

4.4 Thực hiện kiểm kê

Tiến hành thực hiện kiểm kê và đối chiếu số lượng thực tế với số lượng ghi trong sổ sách. Sử dụng máy đếm để đảm bảo tính chính xác và cần ghi chép cẩn thận vào phiếu kiểm kê.

Trong quá trình kiểm kê, cần kiểm tra cả tình trạng nguyên vẹn, hư hỏng của hàng hoá, phân loại hàng hoá theo chất lượng và ghi chép chi tiết vào phiếu kiểm kê.

4.5 Báo cáo và xử lý kết quả kiểm kê

Từ số lượng, chất lượng và giá trị hàng hoá thực tế, sau khi so sánh với số liệu sổ sách cần lập báo cáo kết quả kiểm kê, xác định chênh lệch (nếu có) để tìm ra nguyên nhân, và đề xuất giải pháp xử lý chênh lệch.

5. Những công cụ hỗ trợ kiểm kê kho định kỳ

5.1 Kiểm kê sử dụng mã vạch, QR Code

Hiện nay, sử dụng máy đọc mã vạch, QR Code để tăng tốc độ và độ chính xác của phương pháp kiểm kê kho định kỳ có những ưu điểm như: Tốc độ nhanh chóng, chính xác; giảm thiểu sai sót do con người, dễ dàng quản lý số lượng hàng hóa, và có thể tích hợp với hệ thống quản lý kho.

Doanh nghiệp chỉ cần in mã vạch, QR Code cho từng sản phẩm, đầu tư vào máy đọc mã vạch và phần mềm.

5.2 Kiểm kê theo hệ thống quản lý kho (WMS)

Ưu điểm của sử dụng phần mềm hệ thống quản lý kho WMS là tự động hoá toàn bộ quy trình kiểm kê, quản lý hàng hoá theo thời gian thực, theo dõi và báo cáo tình trạng hàng hoá, phân tích dữ liệu và đưa ra báo cáo.

Hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS của đơn vị cung cấp giải pháp quản lý sản xuất DACO là một giải pháp hiện đại và chuyên nghiệp giúp các doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách hiệu quả và chính xác:

Quản lý thông tin hàng hóa theo lô, date: Hệ thống SEEACT-WMS giữ thông tin chi tiết về mỗi sản phẩm, bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá, nguồn gốc và các thông tin khác. Tính năng quản lý theo lô và date giúp theo dõi và kiểm soát hàng hóa dựa trên thông tin sản xuất và hạn sử dụng.
Quản lý vị trí theo Layout và tự động thao tác qua quét Barcode/QR Code: Hệ thống quản lý vị trí kho theo layout, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và tăng hiệu suất quản lý. Việc sử dụng mã vạch và mã QR Code giúp tự động hóa các thao tác nhập, xuất, và kiểm kê hàng hóa, giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác.
Quản lý tồn kho theo vị trí, lô/ngày sản xuất/hạn sử dụng: SEEACT-WMS cung cấp khả năng theo dõi tồn kho theo vị trí cụ thể trong kho, giúp nhanh chóng xác định vị trí của sản phẩm cũng như thông tin về lô và date.
Tích hợp công nghệ IoT: Việc tích hợp công nghệ IoT giúp cải tiến và tăng tốc nghiệp vụ kho, từ việc theo dõi vị trí thực tế sản phẩm đến quản lý, đánh giá tình trạng hàng hóa.
Trực quan hóa hiệu suất kho thông qua Layout theo thời gian thực: Giúp quản lý theo dõi và đánh giá hiệu suất kho hàng qua các biểu đồ và báo cáo trực quan, tức thời.

Nhờ vào các tính năng trên, hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa nhanh chóng và chính xác mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng tổng thể.

Tóm lại, phương pháp kiểm kê kho định kỳ là một công việc cần thiết và quan trọng trong quản lý kho hàng. Việc thực hiện quy trình kiểm kê một cách bài bản, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình trạng hàng hoá để đưa ra quyết định quản lý hiệu quả, tránh thất thoát và đánh giá được hiệu quả hoạt động của kho. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm kê kho phù hợp với đặc thù hoạt động của mình và thực hiện kiểm kê định kỳ theo kế hoạch.

Xem thêm: