Check sheet là gì? 4 bước đơn giản để tạo phiếu kiểm tra Check Sheet

Mã Sản Phẩm: : Quan ly chat luong 7
Tên Sản Phẩm: : Check sheet là gì? 4 bước đơn giản để tạo phiếu kiểm tra Check Sheet
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Check sheet là một trong những công cụ đơn giản nhất trong 7 công cụ quản lý chất lượng. Vậy Check sheet là gì? Khi nào cần dùng phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm?

Chi Tiết Sản Phẩm

Trong mỗi quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Giữa hàng loạt các công cụ và kỹ thuật quản lý chất lượng, "Check Sheet" nổi lên như một công cụ đơn giản nhưng đầy mạnh mẽ. Nhưng Check sheet là gì? Cần sử dụng phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm khi nào? Cùng DACO Việt Nam tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Phiếu kiểm tra chất lượng - Check sheet là gì?

Phiếu kiểm tra chất lượng còn được gọi là Check sheet, là một công cụ đơn giản được sử dụng trong quản lý chất lượng để thu thập dữ liệu và theo dõi các sự kiện, hiện tượng hoặc vấn đề liên quan đến quy trình sản xuất hoặc dịch vụ. Check sheet giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan về tần suất xuất hiện của các sự cố, giúp xác định nguyên nhân và đưa ra các quyết định cải thiện chất lượng.

check-sheet-la-gi-1

Check sheet thường được thiết kế để thu thập dữ liệu theo một cấu trúc cụ thể, và người sử dụng có thể đánh dấu hoặc ghi chú theo từng mục tiêu cụ thể. Điều này giúp dễ dàng phân tích dữ liệu sau đó để tìm ra các xu hướng, mô hình hoặc vấn đề cần giải quyết.

Các loại phiếu kiểm tra chất lượng có thể thay đổi tùy thuộc vào mục đích sử dụng, như kiểm tra chất lượng sản phẩm, theo dõi thời gian bảo trì, đánh giá hiệu suất nhân viên,... Check sheet là một trong 7 công cụ quản lý chất lượng cơ bản và đôi khi được sử dụng như một phần của các phương pháp khác như Six Sigma hay Lean Manufacturing.

2. Lợi ích khi sử dụng Check sheet là gì?

Sử dụng Check Sheet trong quá trình quản lý chất lượng mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức. Cụ thể:

Sắp xếp có tổ chức các dữ liệu thu thập được.
Dễ dàng thiết lập, xây dựng tiêu chí và đặc biệt linh hoạt trong việc thu thập dữ liệu khi sự kiện xảy ra.
Phiếu kiểm tra trình bày trực quan, dễ nhìn, dễ hiểu, dễ sử dụng, diễn giải kết quả.
Có thể kết hợp linh hoạt với các công cụ khác để dễ dàng phát hiện vấn đề, cải tiến quy trình. Ví dụ bạn có thể sử dụng Check sheet để thu thập sau đó dữ liệu có thể được sử dụng để phân tích bằng biểu đồ Pareto để có thể xác định thêm nhiều yếu tố cần thiết khác.

Xem thêm: Biểu đồ nhân quả trong 7 Công cụ quản lý chất lượng trong sản xuất

3. Khi nào cần sử dụng phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm

Có thể thấy rằng Check sheet là một công cụ quản lý chất lượng khá là linh hoạt. Là một dạng form mẫu nhưng lại không theo một form mẫu cố định. Nó có thể tùy biến miễn sao thu thập được dữ liệu theo nhu cầu, mong muốn của người sử dụng. Vậy, khi nào cần sử dụng đến phiếu kiểm tra chất lượng?

Khi dữ liệu có thể quan sát và thu thập nhiều lần bởi một người hoặc tại cùng một địa điểm.
Thu thập dữ liệu về tần suất của các vấn đề, sự kiện, khiếm khuyết, vị trí khuyết tật, nguyên nhân lỗi hoặc những vấn đề tương tự.
Khi cần thu thập dữ liệu từ một quy trình sản xuất,…

Theo bậc thầy về chất lượng Kaoru Ishikawa, có 5 cách để sử dụng Check Sheet trong kiểm soát chất lượng bao gồm:

Kiểm tra về sự phân bố số liệu của một chỉ tiêu của quá trình sản xuất
Kiểm tra về các dạng khuyết tật
Kiểm tra về vị trí các khuyết tật
Kiểm tra về các nguồn gốc gây ra khuyết tật của sản phẩm
Kiểm tra về xác nhận công việc

Sau khi tìm hiểu Check sheet là gì cũng biết lợi ích Phiếu kiểm tra chất lượng mang lại. Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu về các loại Check sheet thường gặp cũng như chức năng của từng loại.

4. Top 5 loại Check Sheet thường được sử dụng hiện nay

Hiện nay có 5 kiểu phiếu kiểm tra chất lượng thường được sử dụng phổ biến gồm:

4.1. Classification check sheet - Bảng kiểm tra phân loại

Loại check sheet này thường được sử dụng khi cần phân loại ra các nhóm khác nhau để theo dõi xem vấn đề đang nằm ở nhóm nào là chủ yếu. Chẳng hạn chúng ta sẽ phân ra thành các nhóm lỗi khác nhau, hay phân ra thành những hoạt động trong quy trình khác nhau, hay đối với than phiền của khách hàng chúng ta sẽ xem là khách hàng chủ yếu than phiền vào những vấn đề gì để giải quyết một cách triệt để.

Ví dụ: Trong một công ty ép nhựa hoạt động từ thứ 2 đến thứ 7 có những lỗi thường gặp là công vênh, bong bóng, lõm bề mặt, thiếu liệu, dính dơ, sai màu, vết nứt, đường nối lớn,.. Chúng ta có thể thiết kế được một phiếu kiểm tra phân loại như sau:

check-sheet-la-gi-2

Dựa vào phiếu kiểm tra check sheet sau khi thu thập dữ liệu, lõm bề mặt và cong vênh là 2 lỗi chiếm tỉ trọng cao, lần lượt là 12 và 11 lần xuất hiện. Do đó cần có ngay các hoạt động để tìm nguyên nhân sâu hơn, hành động khắc phục và phòng ngừa phù hợp cho những lỗi này. Quan sát thêm phiếu kiểm tra có thể thấy thứ 7 phát sinh nhiều lỗi nhất và thuộc nhiều dạng lỗi khác nhau. Như vậy cần tiếp tục theo dõi và rà soát xem nhân viên công ty có tâm lý cuối tuần hay không trong quá trình sản xuất để kịp thời khắc phục.

4.2. Defect location check sheet - Bảng kiểm tra định vị

Bảng kiểm tra định vị được sử dụng để thống kê những lỗi thường hay xảy ra tại vị trí nào và dạng lỗi nào tại những vị trí đó đối với sản phẩm của mình.

Ví dụ về phiếu kiểm tra định vị tại công đoạn sơn cửa ô tô, các lỗi thường phát sinh là bong bóng, chảy sơn và chảy xước. Chúng ta thiết kế được một phiếu kiểm tra check Sheet định vị như sau:

check-sheet-la-gi-3

Sau quá trình tiến hành thu thập dữ liệu, ta thấy rằng lỗi bong bóng là lỗi xuất hiện nhiều nhất và thường xuất hiện tại hai bên cánh cửa. Như vậy, ta cần tập trung xem xét tại sao lỗi bong bóng thường xuất hiện tại vị trí hai bên cánh cửa như vậy. Lúc này, phạm vi của các nguyên nhân có thể gây ra lỗi được giảm bớt.

4.3. Frequency check sheet - Bảng kiểm tra tần suất

Phiếu kiểm tra tần suất được thiết kế rất là đơn giản, hỗ trợ cho việc thu thập dữ liệu một cách nhanh chóng trong giải quyết vấn đề, những vấn đề thường hay gặp phải và đang cần giải quyết một cách nhanh chóng.

Lấy ví dụ ở phiếu kiểm tra Check Sheet phân loại, nếu ta chỉ cần quan tâm tới tần suất mà chưa cần tìm hiểu số bên trong, ta có thể thiết kế một bản kiểm tra tần suất đơn giản và nhanh chóng như sau:

check-sheet-la-gi-4

Sau khi thu thập dữ liệu, kết quả là lỗi lõm bề mặt và lỗi cong vênh là hai lỗi chúng ta cần tập trung giải quyết nhất.

4.4. Measurement scale check sheet - Bảng kiểm tra thang đo

Phiếu kiểm tra thang đo sẽ cho chúng ta một bức tranh tổng thể về sự biến thiên của dữ liệu đối với một quá trình hay đối với một sản phẩm. Khi đó thì nó sẽ có hình dạng giống như Histogram (Biểu đồ tần suất) vậy.

Ví dụ về bản kiểm tra thang đo tại một một công ty sản xuất sợi có công đoạn xử lý nhiệt, cần có nhiệt độ lò sấy là 225 độ C, giao động cho phép là cộng trừ 20 độ. Mức độ theo dõi nhiệt độ là kiểm tra mỗi giờ. Ta thiết kế được một bản kiểm tra thang đo như sau:

check-sheet-la-gi-5

Tiến hành thu thập dữ liệu, nhiệt độ thường có xu hướng tăng rồi giảm nhưng chưa tạo được mức ổn định quanh mức 225 độ C. Cần xem xét lại quá trình canh chỉnh nhiệt độ lò và có hướng dẫn thao tác chỉnh nhiệt phù hợp.

4.5. Check list - Danh sách kiểm tra

Danh sách kiểm tra là loại phiếu kiểm tra Check Sheet chúng ta vẫn thường bắt gặp. Những bước được liệt kê trong danh sách kiểm tra giúp chúng ta ngăn ngừa được những vấn đề có thể xảy ra, do đó có thể gọi Check list là một trong những biện pháp để ngăn ngừa sai lỗi.

Ví dụ về danh sách kiểm tra tại một công ty. Vào mùa mưa hệ thống thoát nước của khu vực thường bị tắc, gây ngập ống và hư hại sản phẩm trong công ty. Một đội được cử ra để phụ trách kiểm tra thường xuyên các khu vực mỗi đầu giờ, cuối giờ và khi có trời mưa. Ta thiết kế được danh sách kiểm tra ngập nước cụ thể cho một khu vực như sau:

check-sheet-la-gi-6

Từ danh sách này đội phụ trách sẽ kiểm tra từng khu vực hàng ngày, tránh sai sót hoặc kiểm tra thiếu khu vực.

5. Các bước tạo phiếu kiểm tra Check Sheet

Để lập được phiếu kiểm tra Check sheets chúng ta cần thực hiện theo 4 bước sau:

Bước 1: Lập kế hoạch thu thập dữ liệu

Trong bước này cần xác định rõ câu hỏi cần trả lời là gì, càng rõ càng tốt. Ví dụ về một số câu hỏi các bạn có thể sử dụng ở bước này:

Câu hỏi cần trả lời?
Dữ liệu nào cần thu thập? Thu thập như thế nào?
Thu thập ở đâu? Khi nào? Ai thu thập?
Với thông tin cần thu thập, dạng Bảng kiểm tra nào là phủ

Bước 2: Thiết kế phiếu kiểm tra Check sheet

Bước này ta xem xét với thông tin cần thu thập xem dạng bảng kiểm tra nào là phù hợp:

Phải đảm bảo thu thập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng
Phù hợp với thông tin cần có, giảm thiểu việc phải phân tích lại

Bước 3: Bắt đầu tiến hành thu thập dữ liệu

Trong bước này, nhà quản lý sẽ hướng dẫn cách thức thu thập dữ liệu cho nhân viên. Ghi nhận phản hồi trong quá trình thu thập dữ liệu của họ.

Bước 4: Xem xét và điều chỉnh

Rà soát thông tin thu được và quá trình thu thập, có khó khăn và hạn chế gì không. Qua đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết để thu thập được dữ liệu chính xác và nhanh chóng.

6. Lưu ý khi lập và sử dụng Check Sheet là gì?

Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi lập và sử dụng Check Sheet:

Xác định rõ mục đích sử dụng: Trước khi lập phiếu kiểm tra chất lượng, cần xác định rõ mục đích sử dụng của nó là gì. Điều này sẽ giúp xác định những thông tin cần thu thập và cách thức thu thập phù hợp.
Thiết kế đơn giản, dễ hiểu: Check Sheet cần được thiết kế đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng. Điều này sẽ giúp người thu thập dữ liệu dễ dàng ghi chép và tránh sai sót.
Sử dụng các thuật ngữ rõ ràng: Các thuật ngữ sử dụng trong phiếu kiểm tra Check Sheet cần được định nghĩa rõ ràng và thống nhất. Điều này sẽ giúp tránh nhầm lẫn trong quá trình thu thập và phân tích dữ liệu.
Tránh sai sót khi chuyển dữ liệu thu thập lên Check sheet: Khi diễn dịch kết quả từ thông tin thu thập được, tránh những loại sai lầm thường để lại nhiều hậu quả nghiêm trọng như: Sai lệch do thiếu sót dữ liệu; Sai lệnh do tương tác lẫn nhau; Sai lệch đo.
Đào tạo người sử dụng: Người sử dụng phiếu kiểm tra Check Sheet cần được đào tạo về cách sử dụng đúng cách và cách ghi chép dữ liệu chính xác.
Thường xuyên xem xét và cập nhật: Check Sheet cần được xem xét và cập nhật thường xuyên để đảm bảo nó vẫn phù hợp với mục đích sử dụng.
Tránh thu thập quá nhiều dữ liệu không cần thiết: Chỉ thu thập những dữ liệu cần thiết cho việc phân tích và ra quyết định. Quá nhiều dữ liệu không cần thiết sẽ khiến việc phân tích trở nên khó khăn và tốn thời gian.
Sử dụng kết hợp với các công cụ chất lượng khác: Phiếu kiểm tra Check Sheet có thể được sử dụng kết hợp với các công cụ chất lượng khác để phân tích dữ liệu và xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề chất lượng.
Lưu trữ và quản lý: Check Sheet cần được lưu trữ và quản lý một cách khoa học để dễ dàng truy xuất và sử dụng khi cần thiết.
Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu: Cần đảm bảo rằng dữ liệu thu thập được thông qua phiếu kiểm tra Check Sheet là chính xác và đáng tin cậy. Điều này có thể được thực hiện bằng cách kiểm tra chéo dữ liệu và sử dụng các công cụ thống kê để phân tích dữ liệu.

Kết luận

Như vậy, DACO đã giải thích cho bạn về Check Sheet là gì cũng như cung cấp đầy đủ thông tin về Phiếu kiểm tra chất lượng sản phẩm. Tuy chỉ là một công cụ đơn giản nhưng nó lại là cơ sở quan trọng trong quy trình quản lý chất lượng sản phẩm. Việc thu thập thông tin một cách có tổ chức, liên tục và chính xác thông qua phiếu kiểm tra chất lượng không chỉ giúp tổ chức xác định sự cố một cách nhanh chóng mà còn tạo ra cơ hội để cải thiện liên tục.

Với sự hỗ trợ của các công cụ quản lý chất lượng như Check Sheet và hệ thống MES, doanh nghiệp có thể đạt được sự linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng đối với thách thức của thị trường, đồng thời xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ và bền vững, giúp họ kiểm soát và nâng cao chất lượng sản phẩm một cách hiệu quả. Liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline: 0904.675.995 - Minh Anh để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.

Tham khảo thêm: