Hệ thống quản lý kho WMS là gì? Chức năng & Lợi ích của WMS

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 03
Tên Sản Phẩm: : Hệ thống quản lý kho WMS là gì? Chức năng & Lợi ích của WMS
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Hệ thống quản lý kho WMS là gì? Những tính năng và lợi ích của hệ thống WMS đối với doanh nghiệp. Giới thiệu hệ thống quản lý kho thông minh số 1 hiện nay SEEACT-MES.

Chi Tiết Sản Phẩm

Trong bối cảnh cạnh tranh không ngừng trên thị trường hiện nay, việc sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS) giúp tổ chức, theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả. Bên cạnh đó tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Việc nghiên cứu và triển khai hệ thống quản lý WMS là cần thiết để doanh nghiệp giữ vững vị thế và phát triển trên thị trường.

1. Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

1.1 Hệ thống quản lý kho WMS là gì?

WMS là gì? Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System) là một phần mềm được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa các hoạt động trong một kho hàng. Mục tiêu chính của WMS là cung cấp thông tin chính xác theo thời gian thực về tình trạng và vị trí của hàng hóa trong kho, ngoài ra giúp tăng cường hiệu suất và giảm thiểu sai sót cho các hoạt động quản lý kho.

Hệ thống WMS phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn, hoạt động trong nhiều ngành nghề khác nhau, đặc biệt là những doanh nghiệp có hoạt động kho hàng phức tạp với nhiều mặt hàng, nhiều đơn hàng và tần suất xuất nhập kho cao cần tối ưu các hoạt động này để cắt giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận.

Một hệ thống WMS thường sẽ gồm các thành phần:

Phần mềm quản lý kho: Đây là phần mềm để quản lý các hoạt động trong kho hàng như nhập kho, xuất kho, tồn kho, quản lý vị trí lưu trữ, và theo dõi sản phẩm, nhà cung cấp, báo cáo…
Cơ sở dữ liệu: Dữ liệu về hàng hóa, thông tin khách hàng, đơn đặt hàng, và các thông tin khác cần được lưu trữ và quản lý một cách có tổ chức trong cơ sở dữ liệu.
Thiết bị và công nghệ: Bao gồm các thiết bị như máy tính, máy in, máy quét mã vạch, thiết bị đọc RFID (Radio-Frequency Identification), và hệ thống mạng để kết nối các thiết bị với nhau và với phần mềm quản lý kho.

Hệ thống quản lý kho thông minh có thể hoạt động độc lập hoặc được tích hợp vào các hệ thống MES, ERP để tạo nên một hệ thống đa chức năng mang lại hiệu quả vượt trội cho doanh nghiệp.

1.2 So sánh hệ thống quản lý kho trong hệ MES và hệ thống quản lý kho trong ERP

Hệ thống kho trong hệ ERP (Quản trị doanh nghiệp) và hệ thống kho trong hệ MES đều là các hệ thống quản trị kho hàng, nhưng có những điểm khác biệt cơ bản sau:

	Kho trong hệ thống ERP	Kho trong hệ thống MES
Mục tiêu	Kho trong hệ ERP tập trung vào quản lý kho hàng từ góc độ tổng thể, bao gồm các hoạt động như: lập kế hoạch nhu cầu vật liệu, quản lý tồn kho, kiểm soát chất lượng,..	Kho trong hệ MES tập trung vào quản lý kho hàng từ góc độ vận hành, bao gồm các hoạt động như: nhận hàng, xuất hàng, kiểm kê,...
Đối tượng	Kho trong hệ ERP là một hệ thống tổng thể, phục vụ cho toàn bộ doanh nghiệp.	Kho trong hệ MES là một hệ thống chuyên biệt, phục vụ cho hoạt động sản xuất.
Tính năng	Kho trong hệ ERP cung cấp các tính năng tổng quát về quản lý kho hàng, bao gồm: quản lý thông tin sản phẩm, quản lý tồn kho, quản lý đơn đặt hàng,...	Kho trong hệ MES cung cấp các tính năng chuyên sâu về quản lý kho hàng, bao gồm: quản lý nhận hàng, quản lý xuất hàng, quản lý kiểm kê,...

Vậy khi nào thì nên dùng đến hệ thống quản lý kho thông minh của MES?

Khi doanh nghiệp cần quản lý kho hàng một cách chi tiết và chuyên sâu, tập trung vào các hoạt động vận hành.
Khi doanh nghiệp có quy trình sản xuất phức tạp, với nhiều loại sản phẩm và nguyên vật liệu khác nhau.
Khi doanh nghiệp cần cải thiện hiệu quả hoạt động của kho hàng, giảm chi phí và nâng cao năng suất.

Ví dụ cụ thể về việc sử dụng phần mềm kho của MES: Một nhà máy sản xuất ô tô sử dụng phần mềm kho của MES để quản lý kho hàng nguyên vật liệu, linh kiện và phụ tùng. Phần mềm giúp nhà máy theo dõi chặt chẽ tình trạng tồn kho, đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời cho quá trình sản xuất.

Lưu ý: Các công ty cần sử dụng hoặc tích hợp phần mềm kho trong hệ MES hơn kho trong ERP là các doanh nghiệp có quy trình sản xuất phức tạp, với nhiều loại sản phẩm và nguyên vật liệu khác nhau. Các công ty này cần quản lý kho hàng một cách chi tiết và chuyên sâu, tập trung vào các hoạt động vận hành. Doanh nghiệp có nhu cầu triển khai WMS cần lưu ý để tránh quyết định sai lầm dẫn đến tổn thất lớn.

Xem thêm: Kho hàng là gì? Phân loại và chức năng của kho

2. Phân loại hệ thống quản lý kho WMS

2.1 Hệ thống On-Premise (Cài đặt tại chỗ)

Hệ thống WMS cài đặt tại chỗ được triển khai và quản lý trực tiếp bởi tổ chức. Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát, cấu hình và tuỳ biến hệ thống theo nhu cầu cụ thể của mình.

Dữ liệu của hệ thống được lưu trữ trên máy chủ nội bộ hoặc trong một hạ tầng máy chủ mà doanh nghiệp quản lý. Nhờ vậy độ an toàn lớn hơn so với hệ thống WMS trên đám mây. Hiện nay, đa số các doanh nghiệp lựa chọn hệ thống tại chỗ để đảm bảo tính bảo mật của hệ thống.

Hệ thống WMS tại chỗ đòi hỏi một cơ sở hạ tầng vật lý, bao gồm máy chủ, phần cứng và các thiết bị mạng. Do đó, cần chi phí đầu tư lớn để triển khai. Cần phải có nguồn lực để duy trì và cập nhật hệ thống như nâng cấp hoặc hỗ trợ kỹ thuật.

2.2 Hệ thống trên Cloud

Hệ thống quản lý kho WMS trên đám mây cho phép truy cập từ xa thông qua internet, giúp người dùng dễ dàng truy cập vào hệ thống từ mọi nơi có kết nối internet.

Do không gian lưu trữ được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ đám mây, việc mở rộng quy mô kho hàng dễ dàng hơn so với hệ thống WMS tại chỗ.

Thay vì phải đầu tư một lượng lớn tiền vào cơ sở hạ tầng, hệ thống WMS trên đám mây chỉ phải trả tiền theo lượng tài nguyên họ sử dụng, giúp giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu. Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ sẽ đảm nhận việc cập nhật và duy trì hệ thống.

3. Tính năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Hiện nay, các hệ thống quản lý thông minh WMS thường có những tính năng sau:

3.1 Quản lý thông tin hàng hóa theo lô, date

Hệ thống WMS tích hợp và quản lý dữ liệu liên quan đến kho hàng như thông tin về hàng hóa, mã, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá, nguồn gốc. Một số phần mềm có thêm tính năng nâng cao như số lô hàng, số serial, hạn sử dụng,...

3.2 Quản lý tồn kho

Hệ thống quản lý kho hàng WMS hỗ trợ theo dõi số lượng tồn kho, phân tích vòng quay tồn kho. Ngoài ra, cung cấp thông tin hiển thị trực quan về năng lực của kho cùng như cảnh báo mức tồn kho tối thiểu, tối đa đến các bộ phận quản lý.

3.3 Hỗ trợ nhập/xuất/kiểm kê hàng hoá

Hệ thống WMS hiện nay thường sử dụng máy quét mã vạch, QR Code để gia tăng tốc độ và cải thiện sự chính xác của các hoạt động nhập, xuất, kiểm kê hàng hoá. Chỉ với thao tác quét mã trong vài giây, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng, giúp doanh nghiệp có dữ liệu tồn kho chính xác. Đối với kho hàng thường xuyên diễn ra các hoạt động nhập/xuất/kiểm kê, việc áp dụng WMS là yêu cầu để kho hàng hoạt động với hiệu suất cao nhất.

3.4 Quản lý chất lượng hàng hoá

WMS có tính năng kiểm tra chất lượng của sản phẩm trước khi nhập, trong quá trình lưu kho, xuất kho cũng như điều chuyển đến nơi khác. Bên cạnh đó, có thể theo dõi lịch sử chất lượng của sản phẩm.

3.5 Quản lý lưu chuyển hàng hoá

Ngoài các tính năng trên, hệ thống WMS còn giúp theo dõi và quản lý quá trình di chuyển hàng hoá từ khi nhập kho đến khi xuất kho, theo dõi quy trình đặt hàng, đóng gói, giao hàng và nhận hàng.

3.6 Quản lý khách hàng, nhà cung cấp

Qua hệ thống quản lý kho WMS, doanh nghiệp có thể theo dõi thông tin về khách hàng, nhà cung cấp dễ dàng. Xác định những nhà cung cấp hay gặp vấn đề có thể giúp doanh nghiệp có biện pháp xử lý, đề phòng đảm bảo việc đặt hàng nhanh chóng và hiệu quả. Quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp xác định được những khách hàng cần quan tâm và chăm sóc đặc biệt, từ đó gia tăng dịch vụ và uy tín của mình.

3.7 Báo cáo

Báo cáo là một yêu cầu quan trọng và bất kỳ phần mềm quản lý kho WMS nào cũng có tính năng báo cáo. Hiện nay, phần mềm WMS hỗ trợ doanh nghiệp báo cáo hàng tồn kho theo đặc điểm chi tiết, báo cáp nhập, xuất, kiểm kê hàng hoá mọi lúc, mọi nơi. Hỗ trợ người quản lý đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời.

he-thong-quan-ly-kho-hang-wms

Xem thêm: 6 cách quản lý kho hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi nhuận

4. Ưu điểm và lợi ích của hệ thống WMS là gì?

4.1 Đối với lãnh đạo doanh nghiệp

Hệ thống WMS giúp tiết kiệm nhiều lần chi phí, nguồn nhân lực và thời gian so với phương pháp truyền thống. Đặc biệt giảm thiểu sai sót, thất thoát dẫn đến lãng phí trong quá trình quản lý kho hàng. Hệ thống thông minh giúp báo cáo liên tục nhanh chóng giúp người quản lý và lãnh đạo nắm bắt được thực trạng của kho để kịp thời đưa ra quyết định.

4.2 Đối với nhà quản lý kho

Hệ thống quản lý kho hàng WMS giúp người quản lý nắm bắt được hiện trạng và hiệu suất của kho dễ dàng theo thời gian thực. Hệ thống WMS giúp kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho theo định mức tối thiểu, tối đa. Ngoài ra còn kiểm soát và quản lý chất lượng sản phẩm.

Nhờ WMS, người quản lý có thể nâng cao, tối ưu hoá các hoạt động kho hàng của doanh nghiệp, xây dựng được quy trình làm việc phù hợp. Bên cạnh đó theo dõi và nắm bắt được tình trạng tiến độ của kho hàng.

4.3 Đối với nhân sự vận hành kho hàng

Hệ thống WMS làm giảm bớt các thao tác thủ công như nhập liệu, ghi chép bằng tay. Từ đó tự động hóa thao tác, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tốc các nghiệp vụ kho (Gồm nhập, xuất, kiểm kê, lưu chuyển hàng hoá). Nhân sự vận hành kho hàng sẽ giảm được nhiều lần khối lượng công việc phải làm, tiết kiệm công sức và mang đến hiệu suất làm việc cao.

5. Nhược điểm của hệ thống WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho thông minh mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp, tuy nhiên cũng có những nhược điểm cần lưu ý:

Chi phí đầu tư: Việc triển khai và duy trì hệ thống có thể cần doanh nghiệp đầu tư đến vài trăm triệu đồng, đây là con số lớn đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Độ phức tạp của hệ thống: Trong giai đoạn đầu triển khai, doanh nghiệp có thể cần tổ chức đào tạo nhân viên kho hiểu và cách sử dụng hệ thống.

6. Các bước để xây dựng hệ thống quản lý kho

Sau khi đã cân nhắc kỹ lưỡng các nguồn lực và đưa ra quyết định triển khai WMS, xây dựng hệ thống WMS là một công việc quan trọng đảm bảo nguồn lực và hàng hoá của doanh nghiệp được quản lý một cách hiệu quả.

Sau đây là các bước để xây dựng hệ thống quản lý kho hàng WMS trong doanh nghiệp:

Bước 1: Phân tích nhu cầu của doanh nghiệp: Phân tích quy mô quản lý kho, loại sản phẩm, quy trình sản xuất và dòng cung ứng.

Bước 2: Lựa chọn hệ thống phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Nên lựa chọn hệ thống cung cấp các tính năng theo dõi hàng tồn, quản lý chất lượng sản phẩm và tích hợp với các hệ thống khác có trong doanh nghiệp

Bước 3: Tạo dựng cơ sở dữ liệu để lưu trữ thông tin về sản phẩm, tồn kho và những thông tin liên quan khác để quản lý.

Bước 4: Xác định các quy trình quản lý: Nhập kho, xuất kho, kiểm kê,.. Tích hợp với các hệ thống khác để tăng hiệu quả sản xuất và thông tin liền mạch.

Bước 5: Sử dụng Barcode, QR Code để theo dõi vị trí chính xác và số lượng của sản phẩm trong kho

Bước 6: Đào tạo nhân viên để sử dụng hệ thống WMS về quy trình, tiêu chuẩn làm việc.

Xem thêm: Quản lý kho thông minh bằng mã vạch: Nhanh chóng, tiết kiệm

7. Hướng dẫn sử dụng phần mềm WMS

Các tính năng cụ thể của hệ thống quản lý kho hàng WMS sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng nhà cung cấp. Tuy nhiên, một số hoạt động bạn cần biết để sử dụng phần mềm hiệu quả là:

Hoạt động nhập hàng hoá:

Bước 1: Lập kế hoạch nhập kho/xuất kho/kiểm kê

Bước 2: In nhãn dán lên sản phẩm trong kho, dán mã vạch, QR Code lên các vị trí lưu trữ hàng hoá

Bước 3: Sử dụng máy quét mã vạch, QR Code để quét sản phẩm và các vị trí kệ / giá /rack

Bước 4: Hoàn tất các kế hoạch nhập/xuất và xuất dữ liệu báo cáo từ hệ thống.

Hoạt động xuất kho hàng hoá:

Bước 1: Lập kế hoạch xuất kho

Bước 2: Tạo chi tiết sản phẩm cần xuất kho

Bước 3: Xuất kho bằng phần mềm hoặc sử dụng máy quét mã vạch, QR code để quét hàng xuất kho

Bước 4: Đóng lệnh xuất kho

Hoạt động kiểm kê hàng hoá:

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê

Bước 2: Kiểm kê hàng hóa bằng máy quét mã vạch, QR Code

Bước 3: Đóng lệnh kiểm kê

8. Hệ thống quản lý kho thông minh SEEACT-WMS - Giải pháp số 1 cho nhà máy sản xuất

Hệ thống quản trị sản xuất số 1 SEEACT-MES với hệ thống quản lý kho thông minh giúp hỗ trợ mạnh mẽ cho doanh nghiệp trong hoạt động quản lý kho như:

- Giúp tự động thao tác nhập/xuất/kiểm kê kho thông qua duy nhất thao tác quét Barcode/QR Code

- Quản lý tồn kho theo vị trí, lô/ngày sản xuất/hạn sử dụng

- Quản lý nhiều kho cùng lúc dễ dàng, hiệu quả, chính xác

- Trực quan hóa hiệu suất kho thông qua Layout theo thời gian thực

- Tích hợp công nghệ IoT giúp cải tiến, tăng tốc nghiệp vụ kho

- Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc hàng hóa dễ dàng

- Đảm bảo chất lượng hàng hóa doanh nghiệp theo yêu cầu của khách hàng

- Kết nối với hệ thống ERP hay hệ thống tự động hóa khác trong doanh nghiệp để đồng bộ hoá và gia tăng hiệu quả sản xuất

Khi lựa chọn hệ thống WMS trong hệ quản trị SEEACT-MES, đội ngũ chuyên gia của công ty DACO Việt Nam sẽ đến tận nơi lắp đặt, số hoá và hướng dẫn vận hành trực tiếp cho doanh nghiệp, giúp cho việc sử dụng hệ thống dễ dàng, thuận tiện, mang lại hiệu quả cao nhất. Để được hỗ trợ miễn phí về hệ thống SEEACT-WMS, bạn hãy liên hệ đến chuyên gia của DACO theo hotline: Mr. Vũ: 0936.064.289.

Tóm lại, hệ thống quản lý kho hàng WMS đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoá quá trình quản lý hàng tồn kho, từ khâu nhập cho đến khi xuất kho. Sự tích hợp, ứng dụng chính xác và thông minh của WMS mang đến nhiều lợi ích. Từ việc giảm thiểu sai sót, tăng cường khả năng đáp ứng đến cải thiện hiệu suất kho hàng và toàn bộ quy trình sản xuất. Vì vậy, doanh nghiệp không thể bỏ qua sự hỗ trợ mạnh mẽ của WMS cũng như hệ thống quản trị sản xuất nếu muốn vượt qua những thách thức ngày càng phức tạp và sự cạnh tranh của thị trường.