Quy trình quản lý kho thành phẩm giảm thiểu tối đa thất thoát & sai sót

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 12
Tên Sản Phẩm: : Quy trình quản lý kho thành phẩm giảm thiểu tối đa thất thoát & sai sót
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Quản lý kho thành phẩm là gì? Tìm hiểu quy trình quản lý kho thành phẩm để kiểm soát chặt chẽ tình hình xuất nhập kho, đảm bảo số lượng, chất lượng thành phẩm tránh thất thoát.

Chi Tiết Sản Phẩm

Quản lý kho thành phẩm là hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng của mỗi doanh nghiệp. Quy trình quản lý kho chứa thành phẩm hiệu quả mang đến nhiều lợi thế, giúp tăng doanh thu, giảm chi phí và gia tăng uy tín của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu về cách tối ưu quy trình quản lý này trong bài viết sau.

1. Kho thành phẩm là gì?

quan-ly-kho-thanh-pham-la-gi-quy-trinh-quan-ly-kho-thanh-pham-1

Thành phẩm trong sản xuất và kinh doanh là những sản phẩm, hàng hoá đã được hoàn thiện và sẵn sàng cung ứng ra thị trường, hoặc đưa vào sử dụng. Thành phẩm là kết quả của quá trình chế biến, lắp ráp hoặc sản xuất.

Để biết kho thành phẩm là gì thì kho này là nơi lưu trữ các sản phẩm đã hoàn thành quá trình sản xuất và sẵn sàng để giao cho khách hàng, đối tác kinh doanh. Kho thành phẩm đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp sản xuất, đảm bảo hàng hoá được lưu trữ và quản lý an toàn, đúng cách cho đến khi được xuất khẩu hoặc phân phối ra thị trường.

Xem thêm:

Kho thành phẩm là gì? Cách quản lý kho thành phẩm hiệu quả
Kho tạm là gì? Cách quản lý kho tạm trong sản xuất

2. Quản lý kho thành phẩm là gì?

Quản lý kho thành phẩm là quá trình tổ chức, và giám sát kiểm soát các hoạt động lưu trữ, quản lý hàng hoá thành phẩm chuẩn bị được bán ra ngoài.

Công việc quản lý kho là duy trì sản phẩm ở mức tồn kho hợp lý, theo dõi hạn sử dụng và đảm bảo sản phẩm được bảo quản đúng cách để giữ được chất lượng cao khi cung cấp ra thị trường và đưa đến tay khách hàng.

Quản lý thành phẩm hiệu quả mang đến lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả hoạt động và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

3. Vai trò quản lý kho thành phẩm

Quản lý kho chứa thành phẩm có những vai trò vô cùng quan trọng, nhất là trong ngành công nghiệp sản xuất hiện nay.

3.1 Đảm bảo chi phí tồn kho thành phẩm

Tồn kho thành phẩm là một trong những khoản chi phí lớn nhất của doanh nghiệp sản xuất. Việc quản lý kho giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng của thành phẩm,...

Để kiểm soát chi phí tồn kho thành phẩm cần xác định mức tồn kho tối thiểu, tối đa, dự đoán nhu cầu khách hàng chính xác. Sử dụng phần mềm để quản lý để tính toán mức tồn kho.

3.2 Đảm bảo chất lượng thành phẩm

Với những điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng,... trong kho giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chất lượng của thành phẩm trong kho. Vì vậy thành phẩm đưa đến tay khách hàng đạt chất lượng tốt nhất.

3.3 Đảm bảo tính liên tục và linh hoạt đối với chuỗi cung ứng

Bằng việc theo dõi tồn kho thành phẩm, việc quản lý kho thành phẩm dự đoán những nhu cầu thị trường, doanh nghiệp có thể đảm bảo sản xuất liên tục để đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách linh hoạt.

4. Quy trình quản lý kho thành phẩm

Sau khi biết kho thành phẩm là gì và các vai trò quan trọng trong việc quản lý, sau đây là quy trình quản lý kho hiệu quả:

4.1 Quy trình nhập kho thành phẩm

Bước 1: Vận chuyển thành phẩm và tập kết tại kho: Trong bước đầu, cần đảm bảo thành phẩm không bị hư hỏng và thất lạc.

Bước 2: Lập phiếu nhập kho thành phẩm

Kế toán sẽ lập phiếu nhập kho thành phẩm, các bên liên quan ký xác nhận.

Bước 3: Kiểm đếm, giao nhận và sắp xếp thành phẩm vào kho lưu trữ: Thủ kho thực hiện các công việc như kiểm đếm về số lượng, chất lượng, số lô, chủng loại,.. Sau đó giao nhận thành phẩm với bộ phận liên quan. Tiếp đến sắp xếp vào kho lưu trữ theo quy định đảm bảo cho việc xuất kho, tránh hư hại và thất lạc. Thông tin về nhập hàng được ghi vào sổ và cập nhật trên hệ thống WMS.

4.2 Quy trình xuất kho thành phẩm

Bước 1: Bước đầu của quy trình quản lý kho thành phẩm để xuất kho là tiếp nhận yêu cầu xuất kho, lập phiếu xuất kho: Yêu cầu này thường đến từ bộ phận kinh doanh, kho vận

Bước 2: Phê duyệt yêu cầu xuất kho: Yêu cầu xuất kho cần được bộ phận quản lý, lãnh đạo phê duyệt

Bước 3: Kiểm tra số lượng, chất lượng thành phẩm: Thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng thành phẩm trên yêu cầu xuất kho.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho: Sau khi kiểm tra các thành phẩm, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho với những thông tin chi tiết trên phiếu như: ngày lập, số lượng, giá trị, người lập phiếu, người duyệt phiếu.

Bước 5: Xuất kho thành phẩm: Thủ kho tiến hành xuất kho thành phẩm theo quy định. Cuối cùng, cập nhật phiếu xuất kho vào sổ sách và hệ thống quản lý kho.

Xem thêm: Lưu kho là gì? Tối ưu chi phí lưu kho như thế nào?

quan-ly-kho-thanh-pham-la-gi-quy-trinh-quan-ly-kho-thanh-pham-4

4.3 Quy trình lưu chuyển thành phẩm giữa các kho

Bước 1: Trong quy trình quản lý kho thành phẩm và cần lưu chuyển giữa các kho, trước hết cần lập kế hoạch chuyển kho: Xác định trước các thông tin như số lượng, chất lượng thành phẩm, kho xuất, kho nhập, thời gian, cách vận chuyển.

Bước 2: Lập phiếu chuyển kho: Trên cơ sở kế hoạch, bộ phận quản lý kho sẽ lập phiếu chuyển kho. Sau khi phiếu chuyển được phê duyệt sẽ thực hiện chuyển kho.

Bước 3: Thực hiện chuyển kho: Thủ kho tiến hành chuyển kho theo kế hoạch và phiếu chuyển, cần chú ý tránh hư hỏng, thất lạc hàng hóa.

Bước 4: Nhập kho thành phẩm: Thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng thành phẩm đã chuyển đi. Sau khi kiểm tra xong tiến hành nhập kho thành phẩm, cập nhật lên hệ thống.

4.4 Quy trình kiểm kê kho thành phẩm

Quy trình kiểm kê có vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ số lượng, chất lượng và giá trị của thành phẩm tồn kho, từ đó xử lý kịp thời những sai sót, thất thoát và có cơ sở để tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo tài chính.

Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê

Bước 2: Thông báo kế hoạch đến các bộ phận

Bước 3: Chuẩn bị các dụng cụ và phương tiện kiểm kê như máy đọc Barcode, QR Code, biên bản kiểm kê, thẻ kho

Bước 4: Tiến hành kiểm kê cẩn thận và chính xác

Bước 5: Lập biên bản kiểm kê: Sau khi kiểm kê xong, thủ kho lập biên bản kiểm kê và đối chiếu với số liệu trên sổ sách, hệ thống. Nếu có sai sót cần xác định nguyên nhân để xử lý kịp thời.

5. Sơ đồ quản lý kho thành phẩm

Hình dưới đây mô tả sơ đồ quản lý kho thành phẩm:

quan-ly-kho-thanh-pham-la-gi-quy-trinh-quan-ly-kho-thanh-pham-6

6. Sử dụng SEEACT-WMS để quản lý kho

Mỗi doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất muốn đi nhanh hơn cần cải tiến kho thành phẩm, giúp cắt giảm chi phí, gia tăng hiệu suất kho từ đó mang lại lợi nhuận cao. Doanh nghiệp nên lựa chọn hệ quản lý kho thông minh số 1 hiện nay như SEEACT-WMS DACO, với những ưu điểm:

Phần mềm có giao diện đơn giản, thân thiện dễ sử dụng, cá nhân hoá với từng khách hàng
Được sản xuất bởi DACO có đội ngũ kỹ thuật với 14 năm kinh nghiệm, được đào tạo bài bản, chuyên sâu để xử lý vấn đề và hỗ trợ kỹ thuật
Nhập liệu và kiểm tra thông tin từ file Excel theo quy trình vận hành từng đơn vị
Xác định vị trí hàng hoá dễ dàng trước khi nhập/xuất/theo dõi thông tin hàng hoá
Quản lý theo Layout trong thời gian thực
Kiểm tra nguyên liệu đầu vào và liên kết với các bộ phận khác như kinh doanh, sản xuất
Vừa có khả năng liên kết với hệ thống MES, vừa có khả năng hoạt động độc lập
Tạo báo cáo nhanh chóng, khả năng truy vấn, tìm kiếm nhanh giống Excel (kéo thả, gom nhóm)...

Quy trình quản lý kho thành phẩm hiệu quả cần đảm bảo tính khoa học, minh bạch và linh hoạt. Để quản lý kho hiệu quả doanh nghiệp cũng nên đào tạo nhân viên để mỗi người có thể nắm vững quy trình và làm việc một cách hiệu quả. Đồng thời, cần trang bị các thiết bị công nghệ, phần mềm quản lý kho WMS hiện đại để hoạt động quản lý diễn ra nhanh chóng, giảm thiểu thất thoát, sai sót góp phần tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Xem thêm: