Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng chi tiết cho mọi doanh nghiệp

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 64
Tên Sản Phẩm: : Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng chi tiết cho mọi doanh nghiệp
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Nghiệp vụ quản lý kho bao gồm các hoạt động liên quan đến việc nhập, xuất, tồn kho, sắp xếp, bảo quản hàng hóa và báo cáo. Mục tiêu là đảm bảo hàng hóa được an toàn, nguyên vẹn, sử dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Chi Tiết Sản Phẩm

Kho hàng đóng vai trò trung tâm trong chuỗi cung ứng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, quản lý kho hiệu quả là một công việc phức tạp. Do đó, việc áp dụng các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả là vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ trình bày về các nghiệp vụ quản lý kho hàng quan trọng, và cách tối ưu các hoạt động này.

1. Nghiệp vụ quản lý kho hàng là gì?

Nghiệp vụ kho là tập hợp các hoạt động nhằm kiểm soát và tối ưu hóa việc lưu trữ, di chuyển và phân phối hàng hóa trong kho. Nghiệp vụ kho bao gồm các công việc chính:

Nhập kho:

Tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp.
Lập phiếu nhập kho, kiểm tra chất lượng, số lượng và tình trạng hàng hóa.
Ghi chép thông tin hàng hóa vào sổ sách hoặc hệ thống quản lý.
Lưu trữ hàng hóa vào vị trí hợp lý trong kho.

Xuất kho:

Lấy hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng hoặc đơn đặt hàng.
Lập phiếu xuất kho, chuẩn bị hàng hóa và đóng gói.
Cập nhật ghi chép thông tin.
Giao hàng cho bộ phận sản xuất, khách hàng.

Kiểm kê kho:

Thực hiện kiểm tra định kỳ để xác định số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho.
So sánh số lượng thực tế với số lượng ghi chép trong sổ sách hoặc hệ thống quản lý.
Điều chỉnh số lượng hàng hóa trong sổ sách hoặc hệ thống quản lý nếu có sai sót.

Ngoài ra, nghiệp vụ quản lý kho còn bao gồm các công việc khác như: Báo cáo, bảo quản hàng hoá, lập kế hoạch dự trữ hàng hoá, xử lý hàng hóa hư hỏng, lỗi thời,...

Xem thêm: 7 bước chi tiết tối ưu hoá quy trình xuất kho cho doanh nghiệp

2. Lợi ích của nghiệp vụ kho hàng

Mục tiêu của kho hàng là đảm bảo giao hàng cho khách hàng đúng số lượng, chất lượng và đúng hạn. Thực hiện nghiệp vụ kho hàng tốt giúp đảm bảo tất cả các quy trình trong kho diễn ra hiệu quả và chính xác, đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Ví dụ việc tối ưu hoá không gian kho để lưu trữ hiệu quả, sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm hàng hoá. Việc đảm bảo đủ nhân sự giúp chuẩn bị những đơn hàng một cách nhanh chóng. Hay việc phối hợp với nhà cung cấp để nguyên vật liệu giao đến đúng thời hạn.

Thực hiện nghiệp vụ kho hàng tốt mang đến dịch vụ khách hàng nhanh chóng với chi phí thấp. Từ đó mang đến hiệu quả cho toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

3. Sơ đồ nghiệp vụ quản lý kho

Sơ đồ kho hàng là các bước và quy trình trong quản lý kho. Nó giúp cho việc vận hành kho nhanh chóng, hiệu quả. Sau đây là sơ đồ nghiệp vụ quản lý kho phổ biến cho các doanh nghiệp:

nghiep-vu-quan-ly-kho

4. Tối ưu quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng

Từ sơ đồ trên, có thể thấy quy trình quản lý kho bao gồm 3 hoạt động cốt lõi. Mỗi hoạt động đều ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động tiếp theo, vì vậy mỗi bước phải được tối ưu hóa để của kho vận hành trơn tru, hiệu quả nhất.

4.1 Nhập kho và lưu trữ hàng hoá

Trong quá trình nhập kho, nhân viên kho nhận hàng hóa từ xe tải, tại điểm xếp hàng và kiểm đếm hàng hoá được giao đến để đảm bảo đúng số lượng so với đơn đặt hàng.

Khi nhập kho, nhân viên kho cũng sẽ kiểm tra tình trạng của hàng hoá và ghi lại thông tin nhận hàng lên hệ thống quản lý kho.

Bước tiếp theo trong nghiệp vụ quản lý kho này, hàng hoá được nhận được di chuyển đến khu vực lưu trữ chính xác. Có nhiều phương pháp lưu kho, tuy nhiên phổ biến nhất là phương pháp lưu trữ theo phân loại ABC, tập trung lưu trữ hàng hóa loại A bán chạy ở ngoài, sau đó đến loại B và C.

Để lưu trữ hàng hoá khoa học, hợp lý và tiết kiệm chi phí, cần phân loại và dựa vào khối lượng, kích thước của hàng hoá, kết hợp với phần mềm quản lý kho để xác định những vị trí còn trống, cách sắp xếp sao cho tiết kiệm diện tích nhất.

Thông thường, các doanh nghiệp thường lưu trữ hàng tồn kho trên kệ kho trong pallet hoặc thùng, mỗi hàng hoá sẽ có một vị trí riêng.

4.2 Lấy hàng và xuất kho

Sau khi nhập kho, hàng hoá sẽ được lưu trữ một thời gian ngắn, sau đó sẽ được xuất kho khi có đơn hàng hoặc yêu cầu từ bộ phận sản xuất. Những vấn đề cần tối ưu đó là chọn hàng từ kho và thứ tự xuất kho mang lại hiệu quả cao nhất:

Lấy hàng hoá cho nhiều đơn hàng cùng lúc để giảm thời gian phải quay lại trong kho
Chỉ định việc lấy hàng cho từng nhân viên kho ở mỗi khu vực
Lựa chọn hàng hết hạn trước để xuất trước theo phương pháp FEFO để đảm bảo sản phẩm dễ hỏng được giao đến trước ngày hết hạn hoặc hạn bán chỉ định.
Áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước FIFO để đảm bảo các sản phẩm đầu tiên nhập kho là sản phẩm đầu tiên được bán ra, đảm bảo hàng hoá không bị lỗi thời.

Hàng hoá sau khi lấy sẽ được đóng gói an toàn vào đúng bao bì, dán nhãn để xuất kho.

4.3 Kiểm kê

Để đưa ra thị trường những sản phẩm tốt nhất và đảm bảo số lượng, chất lượng hàng hoá trong kho hàng không bị hao hụt, thất thoát lãng phí, người quản lý kho sẽ tiến hành kiểm kê và sử dụng các phương pháp kiểm kê. Công việc này nhằm đối chiếu số lượng hàng hoá thực tế với số lượng ghi trong sổ sách, hệ thống.

Việc kiểm kê giúp quản lý phát hiện ra những gian lận, hao hụt trong kho để có biện pháp xử lý kịp thời.

4.4 Báo cáo

Nghiệp vụ quản lý kho báo cáo có vai trò quan trọng giúp các cấp lãnh đạo không trực tiếp quản lý có thể nắm được tình trạng của kho hàng. Quản lý kho cần làm báo cáo nhập xuất tồn, và các báo cáo khác theo yêu cầu để từ đó, ban lãnh đạo ra quyết định hiệu quả hơn.

5. Giải pháp hỗ trợ nghiệp vụ kho SEEACT-WMS

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý kho hàng, tuy nhiên doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị uy tín có nhiều kinh nghiệm. Một trong những đơn vị phát triển giải pháp tự động hóa và cung cấp giải pháp sản xuất hàng đầu Việt Nam là công ty TNHH DACO đơn vị triển khai dự án nhà máy thông minh của bộ Công Thương và Samsung Việt Nam. SEEACT-WMS là giải pháp kho thông minh với những tính năng khoa học, hiệu quả, hướng đến doanh nghiệp và khách hàng.

Để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí về phần mềm SEEACT-WMS, bạn hãy liên hệ đến hotline: Mr. Vũ: 0936.064.289

Tóm lại, quản lý kho hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, tăng lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh. Hy vọng những thông tin kiến thức về nghiệp vụ quản lý kho hàng trên sẽ giúp bạn áp dụng hiệu quả vào thực tế công việc.

Xem thêm: