Tìm hiểu các bước trong quy trình quản lý kho hàng hiệu quả

Mã Sản Phẩm: : Quan ly kho 70
Tên Sản Phẩm: : Tìm hiểu các bước trong quy trình quản lý kho hàng hiệu quả
Danh Mục: : HỆ THỐNG QLSX MES
Thương Hiệu: : Hệ thống điều hành và thực thi sản xuất
Giá: : Liên Hệ

Các bước thực hiện và những lưu ý quan trọng trong quy trình quản lý kho hàng hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Chi Tiết Sản Phẩm

Quy trình quản lý kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của kho hàng. Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, tối ưu chi phí, và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bài viết sau sẽ trình bày chi tiết về quy trình kho hiệu quả, từ các bước thực hiện đến những lưu ý quan trọng.

quy-trinh-kho-la-gi

1. Quy trình quản lý kho là gì?

Quản lý kho là việc điều hành các hoạt động hàng ngày của kho hàng. Nhìn tổng thể, bao gồm quản lý quy trình xuất nhập kho, sắp xếp hàng hóa, lập kế hoạch nhân sự và quản lý hàng tồn kho. Đi sâu hơn, quản lý kho hàng là việc tối ưu hoá và tích hợp từng quy trình để đảm bảo tất cả các hoạt động kho hàng phối hợp với nhau để nâng cao hiệu suất và giảm chi phí.

Quy trình quản lý kho hàng là tập hợp các hoạt động nhằm kiểm soát và theo dõi hàng hóa trong kho. Bao gồm: Nhập kho, lưu trữ hàng hoá, lấy hàng và đóng gói, xuất kho, hoàn hàng, kiểm kê, thống kê, báo cáo.

2. Vai trò của quy trình quản lý kho

Quy trình kho đóng vai trò nhất định trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của một tổ chức, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối:

Giúp doanh nghiệp tối ưu hoá tồn kho: Duy trì mức tồn kho ở mức tối ưu, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa. Từ đó tối ưu lợi nhuận và giảm chi phí lưu trữ không cần thiết.
Quản lý rủi ro: Giảm tình trạng mất mát, hỏng hóc, hao hụt, thất thoát hàng hoá
Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Đảm bảo hàng hoá luôn có sẵn khi khách hàng cần, tăng cường sự hài lòng của khách hàng
Giảm chi phí vận chuyển: Tối ưu lịch trình giao hàng, sử dụng phương tiện vận chuyển hiệu quả
Dự báo nhu cầu thị trường: Dựa vào việc phân tích hàng tồn kho có thể dự báo nhu cầu thị trường, ra quyết định đầu tư hàng tồn kho hiệu quả.

3. Sơ đồ quy trình quản lý kho hàng

Dưới đây là sơ đồ quy trình kho chung cho doanh nghiệp:

quy-trinh-quan-ly-kho

Xem thêm: Quy trình quản lý kho theo ISO 9001/2015 như thế nào?

4. Các bước trong quy trình quản lý kho

Việc tuân thủ thực hiện, theo dõi từ đó điều chỉnh quy trình quản lý kho sao cho phù hợp giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí hoạt động, tối đa hoá lợi nhuận và mang đến uy tín, vị trí vững chắc trên thị trường. Sau đây là chi tiết các bước trong quy trình kho:

4.1 Nhập kho

Bước đầu trong quy trình quản lý kho là nhận hàng hoá, thành phẩm. Người quản lý kho cần đảm bảo nhận đúng sản phẩm về số lượng và chất lượng, thời gian. Bước nhập kho có vai trò quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến những quy trình sau.

Bước 1: Chuẩn bị nhận hàng: Xác nhận việc nhận hàng từ nhà cung cấp, chuẩn bị không gian, dụng cụ nhập kho và phân công nhiệm vụ cho nhân viên.

Bước 2: Kiểm tra hàng hoá về số lượng, chất lượng: Khi hàng hoá đến, sau khi xem xét giấy tờ giao hàng sẽ tiến hành dỡ hàng để nhập kho. Kiểm tra về mặt số lượng và chất lượng. Kiểm đếm đủ số lượng. Nếu sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ tiến hành dán nhãn và cập nhật lên hệ thống.

Bước 3: Lập phiếu nhập kho: Nhập thông tin lên phiếu nhập và lưu trữ các giấy tờ

Bước 4: Lưu trữ hàng hóa vào kho: Sắp xếp hàng hoá khoa học, hợp lý vào vị trí thích hợp và dán nhãn cho khu vực lưu trữ, dọn dẹp kho hàng.

4.2 Lưu trữ hàng hoá

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho hàng là lưu trữ hàng hoá tại kho hàng. Để quy trình xuất nhập kho diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả thì hàng hoá cần được sắp xếp hợp lý và khoa học. Một số lưu ý trong quá trình lưu kho:

Phân chia kho hàng hoá theo đặc điểm, kích thước, mức độ lưu thông, lưu trữ trong thùng chứa phù hợp với kích thước, đặc điểm của hàng hoá để bảo quản tốt hơn.
Sử dụng loại kệ phù hợp với kích thước, trọng lượng và đặc điểm hàng hoá. Sử dụng kệ đa tầng để tối ưu không gian lưu trữ. Đảm bảo hệ thống kệ chắc chắn, an toàn.
Sắp xếp hàng hoá khoa học theo quy tắc ABC (hàng bán chạy A để ngoài cùng, sau đó đến loại B, C)
Áp dụng nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) hoặc LIFO (nhập sau xuất trước), FEFO (hết hạn trước xuất trước) để đảm bảo hàng hoá được đưa ra nhanh chóng, thuận tiện.

4.3 Lấy hàng và đóng gói

Đây là bước thu thập hàng hoá để xuất bán hoặc cung cấp nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất. Tối ưu bước lấy hàng giúp tiết kiệm nhiều thời gian, nhân lực và tăng hiệu quả quản lý kho. Các phương pháp lấy hàng tốt nhất trong quy trình kho là:

Lấy hàng theo đơn hàng: Nhân viên lấy hàng theo từng đơn hàng, áp dụng cho những đơn hàng có ít mặt hàng.
Lấy hàng theo cụm: Những đơn hàng có nhiều mặt hàng, nên thực hiện lấy hàng cho nhiều đơn hàng cùng lúc để đỡ tránh sai sót.
Lấy hàng theo vùng: Thực hiện nhiều đơn hàng một lúc. Mặt hàng được chia thành nhiều khu vực, sắp xếp và giao cho nhân viên có kinh nghiệm với mặt hàng đó lấy
Lấy hàng theo “sóng”: Các đơn được nhóm lại và giao theo người lấy hàng tại các thời điểm cụ thể, tuỳ thuộc thời gian lấy hàng. Kết hợp với lịch vận chuyển, thay đổi ca, nhân lực sẵn có…

Sau khi lấy hàng cần đóng gói cẩn thận, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Trong quy trình quản lý kho này cần chú ý tối ưu khối lượng đóng gói đơn hàng để giảm chi phí vận chuyển.

4.4 Xuất kho

Quy trình xuất nhập kho là những hoạt động không thể thiếu của một kho hàng. Trong dó, quy trình xuất kho là hoạt động quan trọng hàng đầu, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cung cấp sản phẩm của doanh nghiệp đến tay khách hàng. Vì vậy mà quy trình kho này trực tiếp mang tới lợi nhuận và uy tín của doanh nghiệp. Các bước thực hiện của quy trình quản lý kho này:

Bước 1: Các bộ phận có liên quan gửi yêu cầu xuất kho lên ban quản lý, lãnh đạo

Bước 2: Người có thẩm quyền phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu xuất kho

Bước 3: Nếu yêu cầu được phê duyệt, tiền hành kiểm tra hàng tồn kho có đủ số lượng và chất lượng theo yêu cầu không. Nếu không tiến hành đặt hàng bổ sung, hoặc thông báo cho khách hàng, bộ phận liên quan.

Bước 4: Sau khi có đủ hàng hoá, bước tiếp theo trong quy trình kho này là tiến hành lấy hàng và đóng gói cẩn thận theo đơn đặt hàng và yêu cầu xuất kho

Bước 5: Tiến hành lập phiếu xuất kho và xuất hàng hoá.

Bước 6: Cập nhật thông tin lên sổ sách, hệ thống của công ty.

4.5 Hoàn hàng

Quy trình hoàn hàng (nếu có) cần đảm bảo đúng chính sách trả hàng và đảm bảo tính minh bạch của hàng hoá trả lại. Các bước của quy trình hoàn hàng như sau:

Bước 1: Ghi nhận nguyên nhân hàng bị trả lại và kiểm tra hàng hoàn

Bước 2: Cập nhật thông tin lên sổ sách, hệ thống quản lý kho

Bước 3: Kiểm tra chất lượng của hàng hoàn

Bước 4: Xử lý hàng hoàn một cách thích hợp: Có thể sửa chữa, tái chế, tiêu huỷ hoặc trả lại cho bộ phận sản xuất,...

Bước 5: Hoàn tiền hoặc đổi trả hàng hoá: Tuân thủ theo chính sách trả hàng của công ty đảm bảo khách hàng được đền bù đầy đủ theo yêu cầu của họ.

4.6 Kiểm kê

Bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho hàng là kiểm kê. Đây là công việc mà nhân viên kho hàng cần đảm bảo thực hiện định kỳ để tránh sai sót và thiếu hụt hàng hoá do những sai lầm từ các bước trên. Trong quá trình kiểm kê, cần tuân thủ quy trình kiểm kê và sắp xếp hàng hóa gọn gàng để việc kiểm đếm được hiệu quả, nhanh chóng. Quy trình kiểm kê gồm các bước: Kiểm kê -> so sánh và đối chiếu với sổ sách, hệ thống -> điều chỉnh lại số liệu trên hệ thống -> báo cáo kết quả kiểm kê.

Hiện nay, với sự hỗ trợ của công nghệ mã vạch, QR Code, quy trình xuất nhập kho và kiểm kê diễn ra nhanh chóng và chính xác chỉ với thao tác quét mã thay vì mất nhiều ngày kiểm đếm mà độ chính xác vẫn không cao.

4.7 Thống kê, báo cáo

Thống kê và báo cáo đóng vai trò quan trọng trong quy trình kho. Việc thu thập và phân tích dữ liệu kho hàng giúp quản lý và các bộ phận cấp cao có thể nắm bắt tình trạng hàng tồn kho, đánh giá hiệu quả hoạt động kho, lập kế hoạch và cải thiện quy trình xuất nhập kho,...

Một số báo cáo cần lập là: Báo cáo hàng tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn, …

5. Tối ưu quy trình quản lý kho với phần mềm quản lý kho SEEACT-WMS

SEEACT-WMS là một giải pháp quản lý kho hàng hiện đại và thông minh, tích hợp tính năng quét mã vạch và mã QR để tối ưu hóa các quy trình quản lý kho. Bằng cách sử dụng công nghệ mã vạch và mã QR, phần mềm tự động hóa các thao tác nhập, xuất, kiểm kê và lưu chuyển hàng hóa chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót:

Nhập kho: Quét mã vạch trên sản phẩm để tự động nhập thông tin sản phẩm vào hệ thống tồn kho
Xuất kho: Quét mã vạch trên sản phẩm để xác nhận sản phẩm xuất kho, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho
Kiểm kê: Quét mã để xác nhận số lượng thực tế, hệ thống sẽ tự động so sánh số lượng thực tế với số lượng trong kho và báo cáo kết quả kiểm kê.

Ngoài hỗ trợ quy trình xuất nhập kho hiệu quả, phần mềm SEEACT-WMS còn có nhiều tính năng quản lý tồn kho như:

Quản lý thông tin hàng hóa theo lô, ngày sản xuất/hạn sử dụng.
Quản lý tồn kho theo vị trí, lô, hạn sử dụng
Quản lý nhiều kho cùng lúc dễ dàng, hiệu quả, chính xác
Trực quan hóa hiệu suất kho thông qua Layout theo thời gian thực
Tích hợp công nghệ IoT giúp cải tiến, tăng tốc nghiệp vụ kho
Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc hàng hóa dễ dàng khi thực hiện các quy trình quản lý kho
Đảm bảo chất lượng hàng hóa doanh nghiệp theo yêu cầu của khách hàng
Kết nối với hệ thống ERP hay hệ thống tự động hóa khác trong doanh nghiệp

Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu và cần hỗ trợ thêm về hệ thống quản lý kho SEEACT-WMS, hãy liên hệ đến số Hotline: 0936.064.289 - Mr. Vũ để được giải đáp và tư vấn về giải pháp miễn phí.

Tóm lại, với nhiều lợi ích, vai trò quan trọng, việc xây dựng và áp dụng quy trình quản lý kho hàng phù hợp là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả hoạt động và nâng cao khả năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Xem thêm: